Encontrar un sistema para gestionar toda la información que consumimos diariamente, de distintas fuentes, en distintos formatos, en distintos lugares y a través de distintos dispositivos, se está convirtiendo en mi pequeño problema. Sobre todo cuando, cada vez con más frecuencia, me pregunto ¿Dónde vi aquella información tan interesante? ¿La guardé? y el más difícil todavía ¿Dónde la guardé?
Cuando te encuentras en esta situación, después de perder el tiempo y darle la vuelta a tu ordenador, te dices y te repites que es urgente ponerle puertas al caos y encontrar un método que te ayude a organizar, guardar y localizar la información que necesitas de manera rápida y eficiente. ¡Buenas intenciones!
Anticipo que todavía no tengo la solución y que de momento estoy probando de una manera y de otra y experimentando con distintas herramientas para ver si encuentro la manera de consumir información sin que la información se me subleve y me consuma.
¿Dónde vive la información?
Creo que aquí está el quid de la cuestión, en que ahora la información vive en todas partes y resulta muy fácil recopilar pero tremendamente complicado organizar por la variedad de fuentes, formatos y lugares donde se almacena (librería, ordenador de sobremesa, portátil, tablet, Internet…)
Junto a nuestro pequeño universo de papel (libros, revistas, cuadernos…), que controlamos sin demasiado problema, bien colocados en la estantería, convive ahora todo tipo de información que a poco que te descuides amenaza con tomar el control:
- Escritos, informes, hojas de cálculo… en los que estás trabajando y que organizas en un árbol de carpetas en el escritorio de tu ordenador. La organización que estableces al principio tiene su lógica y funciona pero, poco a poco, vas añadiendo y añadiendo subcarpetas, con lo que a veces buscar un documento se convierte en una verdadera tarea de investigación.
- Páginas web, blogs y otras direcciones web interesantes que clasificamos en Favoritos en nuestro navegador y en otros marcadores sociales en Internet. En principio parece una buena idea pero a medida que los favoritos comienzan a aumentar (y crecen como la espuma) la clasificación, por lo general, se vuelve ineficaz además de que requiere de una labor de mantenimiento constante: con el paso del tiempo cuando intentas acceder a las direcciones web atesoradas con esmero, de la mayoría obtienes como única respuesta “Not found”
- Archivos de todo tipo guardados en la nube, en varias nubes: Dropbox, Drive, ePubreader …
- Ebooks guardados en el libro electrónico, en el ordenador de sobremesa, en el portátil, en el teléfono móvil, en la tablet…
- Artículos interesantes que descargamos de internet para leerlos más tarde y que cuando los quieres leer no recuerdas en qué dispositivo o en que carpeta decidiste guardar. Y si lo quieres utilizar y citar ¿quién recuerda el lugar de donde se descargó?
Poner remedio
Y la casuística continúa, por eso desde hace un tiempo estoy intentando encontrar la manera perfecta de integrar en una sola aplicación toda la información que manejo cada día, sincronizada y lista para usar con o sin conexión a Internet e independientemente de donde me encuentre y del dispositivo que utilice para consultarla o trabajar con ella.
De momento progreso adecuadamente y la situación ha mejorado bastante con Calibre, en cuanto a la organización y rápida localización de documentos, pero tiene la desventaja de que si se instala en un ordenador no hay posibilidad de compartir la información que tienes guardada con otros dispositivos y sólo admite documentos de texto (nada de presentaciones, hojas de cálculo, audio, etc.).
Ahora estoy probando Evernote que permite integrar información muy variada y aunque todavía no he dado con el método creo que tiene muchas posibilidades de resultar la aplicación elegida.
De cualquier forma, tarea difícil la de encontrar el método y la herramienta adecuada ¿Tú ya lo has conseguido? ¿Cómo intentas resolver tu particular caos documental?
