Hace poco tiempo que descubrí Evernote y después de utilizar esta potente herramienta durante unas semanas he podido comprobar que se trata de un verdadero hallazgo, uno de esos descubrimientos que clasifico como de “tesoros” cuando tengo la fortuna de encontrar justo aquello que andaba buscando.
Cuando manejamos mucha información necesitamos poner orden para que la tarea de localizar lo que buscas, cuando lo buscas, resulte fácil. Entonces comenzamos a crear carpetas y subcarpetas en nuestro ordenador, a añadir favoritos en el navegador, a utilizar distintas aplicaciones para clasificar y compartir en la web y al final, sin darnos cuenta , nos encontramos perdidos entre tanta dispersión y la pregunta ¿dónde guardé…? comienza a ser cada vez más frecuente.
Precisamente esta fue la razón por la que comencé a buscar una herramienta que me permitiera optimizar el tiempo integrando en un solo sitio toda la información que manejo en mi día a día, en el trabajo, el estudio y en mi vida personal. La solución la encontré en Evernote, una herramienta eficaz que pone orden en ese caos.
¿Qué es Evernote?
Evernote es una aplicación de escritorio para crear, guardar, clasificar y compartir contenido, que adquiere todo su potencial cuando la integramos en nuestro navegador web y la sincronizamos con nuestras cuentas de email y redes sociales. De esta manera podemos utilizar Evernote en cualquier momento y lugar a través del ordenador, el correo electrónico, móvil o tableta.
Con Evernote podemos capturar, desde cualquier dispositivo, notas de texto (incluso las escritas a mano), imágenes, audio, vídeo y la URL, pantalla completa o partes de un sitio web. Las capturas se realizan grabando, escribiendo o arrastrando el contenido que interesa.
Instalar Evernote resulta tan sencillo como empezar a utilizarlo siguiendo “estos sencillos pasos que te ayudarán a lograr una memoria sobrehumana”.
Cuando ya tenemos instalada la aplicación en nuestro ordenador, instalada la extensión de Evernote para navegadores web y sincronizadas las cuentas, lo mejor es empezar organizando la información que vamos a manejar.
Organizar libretas y etiquetar la información. Podemos empezar creando algunas libretas con nombres prácticos para organizar y agrupar las notas, como por ejemplo, “Oficina” “personal” “Leer” “Ideas” etc. Podemos crear y establecer una libreta principal en la que por defecto se guardarán todas las notas sin clasificar. Más tarde, una vez al día o una vez a la semana, podemos revisar estas notas, etiquetar y clasificar en su libreta correspondiente.
Utilizando Evernote
El siguiente paso será usar Evernote para casi todo. Si imaginamos las actividades que realizamos en un día cualquiera, estos podrían ser algunos ejemplos de cómo utilizar Evernote:
En una reunión de trabajo, en clase, en un curso o seminario al que asistimos. Si utilizamos un ordenador portátil o un teléfono móvil podremos crear notas en las que tomar apuntes de la clase o la reunión, capturar imágenes de la presentación o de la pizarra y añadir notas de audio o vídeo para no perder detalle. Si guardamos capturas de apuntes escritos a mano el sistema de reconocimiento de evernote también nos permitirá identificar estas palabras al realizar una búsqueda.
En una reunión de amigos en la que nos cuentan el último viaje o ese restaurante que no nos podemos perder. Recordar los datos será tan sencillo como abrir Evernote en nuestro móvil y crear una nota en la que apuntar lo que nos cuentan o capturar la imagen del folleto o de la tarjeta del restaurante. Más tarde podemos editar la nota y añadir itinerarios, mapas, etc., para completar la información.
En una visita a una exposición. Mientras visitas la exposición puedes crear notas en las que guardar las imágenes que captures y en la misma nota grabar un audio con tus propias impresiones sobre lo que estás viendo.
Mientras navegas por Internet. Nada que ver con la forma habitual que utilizamos para guardar en favoritos los sitios web que nos interesan. Ahora podemos capturar directamente desde la extensión de evernote en el navegador, un artículo, una página completa, la url del sitio o el texto seleccionado. Si editamos más tarde estas notas podremos añadir nuestros propios apuntes o valoraciones sobre el sitio.
Para compartir libretas o notas con el grupo de trabajo, con los amigos o contactos, mediante el correo electrónico o a través de Twitter o Facebook. También podemos enviarnos a nuestra cuenta de correo de evernote un email que hayamos recibido para guardarlo como nota y seguir trabajando sobre ella después.
Si al final de la jornada dedicamos un tiempo a revisar, etiquetar y clasificar en la libreta correspondiente, la información que hemos ido guardando durante el día, siempre tendremos las notas listas para trabajar. Cuando el volumen de las notas guardadas vaya creciendo no habrá problema para localizarlas Evernote tiene una potente búsqueda, sencilla, rápida y eficiente: Podremos buscar por tipo de nota, por libreta, por etiqueta o por palabra contenida en la nota.
Lo mejor de todo… todas nuestras notas estarán siempre sincronizadas y actualizadas independientemente del medio o del lugar donde las hayamos creado.
Evernote ofrece muchas más posibilidades que todavía no he experimentado pero de momento ya se ha convertido en una herramienta imprescindible para organizar trabajo y ocio de manera eficiente. Si tú todavía no has empezado te animo a que pruebes, 20 millones de usuarios en todo el mundo no pueden estar equivocados. Y si eres uno de esos usuarios ya experimentados que conoce ventajas y trucos de evernote nos las puedes contar, estaremos encantados de aprender.
