La evaluación documental en una biblioteca forma parte del  proceso de gestión bibliotecaria e incluye tanto la selección como el descarte. Las colecciones se evalúan y revisan para adecuarlas a las necesidades de los usuarios, mejorar su calidad, hacerlas más accesibles, mantenerlas en un buen estado de conservación y para optimizar espacios.

Acciones derivadas de la evaluación documental:

  • Conservación: encuadernación, digitalización…
  • Reposición: adquisición de ediciones más recientes, en el mismo o diferente formato…
  • Relegación: traslado a depósito cerrado, donación a otras bibliotecas o instituciones…
  • Expurgo: eliminación de la colección.

libros expurgo

El expurgo

El expurgo, descarte o selección negativa es una consecuencia directa de la evaluación de la colección y el último procedimiento para permitir que la colección sea relevante, accesible, de calidad y útil para los usuarios.

En la bibliografía profesional expurgo se define como “la operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la misma”.  Expurgo no es sinónimo de eliminación, todos los fondos se someten al expurgo y como consecuencia del mismo algunos fondos se mantendrán y otros serán retirados de la colección.

Plan de expurgo

Antes de iniciar el proceso de expurgo es conveniente reflejar en un documento todas las variables a tener en cuenta. En dicho documento, el Plan de expurgo, se deben contemplar al menos los siguientes apartados:

  • Análisis de necesidades: razones para llevar a cabo el expurgo, objeto y objetivos del mismo.
  • Estudio de viabilidad: situación del centro (colecciones, personal, espacio de almacenamiento, organización de la biblioteca…); problemas y prioridades.
  • Soluciones técnicas: ampliación y/o reestructuración del espacio, relegación interna y/o externa, restauración, transferencia a otro soporte, eliminación…
  • Criterios de expurgo: criterios objetivos, subjetivos y materiales
  • Destino de los fondos objeto de expurgo
  • Evaluación del expurgo

Criterios generales para el expurgo

  • Criterios objetivos:
    • Antigüedad: Teniendo en cuenta la fecha del depósito legal y copyright
    • Duplicidad: Nº de ejemplares del mismo título.
    • Frecuencia de Uso: Fecha del último préstamo (5 años desde el último préstamo puede ser una razón para expurgar el ejemplar)
    • Accesibilidad y Disponible en otras bibliotecas
    • Listas recomendadas: Presencia en bibliografías selectivas
    • Redundancia: Presencia en fuentes más actualizadas
  • Criterios subjetivos:
    • Interés demandado por el usuario
    • Calidad y actualidad de la información
    • Adecuación al conjunto de la colección
  • Criterios materiales:
    • Deterioro del ejemplar.

Con arreglo a estos criterios generales se aplicarán criterios específicos para cada área siguiendo una metodología determinada como por ejemplo el método de uso internacional CREW, denominado en Francia IOUPI.

Destino de los fondos

Las posibles soluciones para los fondos expurgados son:

  • En caso de que se considere oportuna su conservación:
    • Reintegración en su lugar de almacenamiento
    • Reparación o restauración
  • En caso de que se opte por su retirada:
    • Relegación externa a otro lugar de almacenamiento
    • Relegación al depósito interno
    • Donación a otros centros
    • Venta al público de la biblioteca
    • Destrucción física

Evaluación del expurgo

Finalizado el expurgo se recomienda evaluar los resultados con respecto a los de años anteriores y elaborar un informe que contemple además de títulos y número de ejemplares,  los siguientes datos e indicadores:

  • Causas de eliminación,
  • Destino de los fondos,
  • Tipo de documentos afectados,
  • Materias expurgadas,
  • Tasa de eliminación: proporción entre el número de documentos retirados y el total del fondo,
  • Ratio altas /bajas: relación entre el número de adquisiciones y el de eliminaciones,
  • Tasa de crecimiento: diferencia entre el número de adquisiciones y la cifra de eliminaciones en relación con el total de documentos del fondo,
  • Tasa de rotación: número de préstamos en relación con el número total de documentos disponibles antes y después del expurgo.

Por último habrá que realizar las correcciones oportunas en el catálogo bibliográfico de la biblioteca.

Fuente:

Consejo de Cooperación Bibliotecaria. Pautas para establecer una política de colecciones en una biblioteca pública.

Parejo, E. B., Ponferrada, M. R., Polaina, P. S., & Cámara-Aroca, M. (2011). Proceso de evaluación, relegación y expurgo en la Biblioteca Maimónides de la Universidad de Córdoba. Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, 26(102), 8-19.

Mansilla, G., & Verde, M. (2015). Descarte de documentos: una propuesta metodológica para bibliotecas. Investigación bibliotecológica, 29(67), 91-111.

Esta entrada es la respuesta a la pregunta semanal del Test mínimo: Como consecuencia de la evaluación documental en una biblioteca, se decide retirar y reubicar un determinado material en depósito cerrado ¿Qué nombre recibe esta acción? –> Consulta las respuestas.