¿Qué vas a encontrar en este post?
Evaluación documental
La evaluación documental en una biblioteca forma parte del proceso de gestión bibliotecaria e incluye tanto la selección como el descarte. Las colecciones se evalúan y revisan para adecuarlas a las necesidades de los usuarios, mejorar su calidad, hacerlas más accesibles, mantenerlas en un buen estado de conservación y para optimizar espacios. Acciones derivadas de la evaluación documental:- Conservación: encuadernación, digitalización…
- Reposición: adquisición de ediciones más recientes, en el mismo o diferente formato…
- Relegación: traslado a depósito cerrado, donación a otras bibliotecas o instituciones…
- Expurgo: eliminación de la colección.

El expurgo
El expurgo, descarte o selección negativa es una consecuencia directa de la evaluación de la colección y el último procedimiento para permitir que la colección sea relevante, accesible, de calidad y útil para los usuarios. En la bibliografía profesional expurgo se define como “la operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la misma”. Expurgo no es sinónimo de eliminación, todos los fondos se someten al expurgo y como consecuencia del mismo algunos fondos se mantendrán y otros serán retirados de la colección.Plan de expurgo
Antes de iniciar el proceso de expurgo es conveniente reflejar en un documento todas las variables a tener en cuenta. En dicho documento, el Plan de expurgo, se deben contemplar al menos los siguientes apartados:- Análisis de necesidades: razones para llevar a cabo el expurgo, objeto y objetivos del mismo.
- Estudio de viabilidad: situación del centro (colecciones, personal, espacio de almacenamiento, organización de la biblioteca…); problemas y prioridades.
- Soluciones técnicas: ampliación y/o reestructuración del espacio, relegación interna y/o externa, restauración, transferencia a otro soporte, eliminación…
- Criterios de expurgo: criterios objetivos, subjetivos y materiales
- Destino de los fondos objeto de expurgo
- Evaluación del expurgo
Criterios generales para el expurgo
- Criterios objetivos:
- Antigüedad: Teniendo en cuenta la fecha del depósito legal y copyright
- Duplicidad: Nº de ejemplares del mismo título.
- Frecuencia de Uso: Fecha del último préstamo (5 años desde el último préstamo puede ser una razón para expurgar el ejemplar)
- Accesibilidad y Disponible en otras bibliotecas
- Listas recomendadas: Presencia en bibliografías selectivas
- Redundancia: Presencia en fuentes más actualizadas
- Criterios subjetivos:
- Interés demandado por el usuario
- Calidad y actualidad de la información
- Adecuación al conjunto de la colección
- Criterios materiales:
- Deterioro del ejemplar.
Destino de los fondos
Las posibles soluciones para los fondos expurgados son:- En caso de que se considere oportuna su conservación:
- Reintegración en su lugar de almacenamiento
- Reparación o restauración
- En caso de que se opte por su retirada:
- Relegación externa a otro lugar de almacenamiento
- Relegación al depósito interno
- Donación a otros centros
- Venta al público de la biblioteca
- Destrucción física
Evaluación del expurgo
Finalizado el expurgo se recomienda evaluar los resultados con respecto a los de años anteriores y elaborar un informe que contemple además de títulos y número de ejemplares, los siguientes datos e indicadores:- Causas de eliminación,
- Destino de los fondos,
- Tipo de documentos afectados,
- Materias expurgadas,
- Tasa de eliminación: proporción entre el número de documentos retirados y el total del fondo,
- Ratio altas /bajas: relación entre el número de adquisiciones y el de eliminaciones,
- Tasa de crecimiento: diferencia entre el número de adquisiciones y la cifra de eliminaciones en relación con el total de documentos del fondo,
- Tasa de rotación: número de préstamos en relación con el número total de documentos disponibles antes y después del expurgo.
Fuente: Consejo de Cooperación Bibliotecaria. Pautas para establecer una política de colecciones en una biblioteca pública. Parejo, E. B., Ponferrada, M. R., Polaina, P. S., & Cámara-Aroca, M. (2011). Proceso de evaluación, relegación y expurgo en la Biblioteca Maimónides de la Universidad de Córdoba. Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, 26(102), 8-19. Mansilla, G., & Verde, M. (2015). Descarte de documentos: una propuesta metodológica para bibliotecas. Investigación bibliotecológica, 29(67), 91-111.
Esta entrada es la respuesta a la pregunta semanal del Test mínimo: Como consecuencia de la evaluación documental en una biblioteca, se decide retirar y reubicar un determinado material en depósito cerrado ¿Qué nombre recibe esta acción? –> Consulta las respuestas.
muy interesante el tema sobre el expurgo, es posible aplicarlo también al archivo o se maneja de otra manera?
Trabajo en archivo, tengo poco tiempo y me interesan muchos temas que tenga que ver con la gestión documental y archivo
Buenos días Jacqueline,
En archivos la falta de espacio, de personal… también hace necesaria la selección y el expurgo, aunque por la naturaleza de los documentos los criterios a seguir son distintos: valor administrativo, histórico, jurídico…
Para ver más temas sobre archivos puedes consultar la sección temática de Bibliopos donde agrupamos las publicaciones por categorías: http://www.bibliopos.es/sala-de-lectura/biblioteca-tematica/
Saludos.