Los recuentos en la biblioteca: objetivos y tareas

Nota de actualización: Esta entrada se ha revisado y actualizado en marzo de 2026. Se han ampliado los objetivos del recuento, añadido información sobre el acta de recuento y el inventario especial de fondos protegidos, y actualizado la bibliografía.

El Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas regula el tratamiento administrativo de los fondos de las Bibliotecas en lo concerniente a los registros, inscripción de los fondos, recuentos y expurgos.

En los registros que deben llevar las bibliotecas se inscriben tanto los fondos que se reciben, como las bajas que tengan lugar en la colección. A cada documento que ingresa se le asigna un número por orden de llegada y se anotan los datos descriptivos que permitan su identificación.

Ver también: EL EXPURGO

Recuentos

Llevar a cabo un inventario o recuento de forma periódica es una labor necesaria para garantizar la conservación e integridad de las colecciones. Permite conocer el estado real de los fondos y de los elementos necesarios para su buena conservación.

💡 Recuento e inventario son términos que en el ámbito bibliotecario se utilizan con frecuencia de forma indistinta, aunque técnicamente el recuento hace referencia a la comprobación física de la presencia de los documentos en su lugar, mientras que el inventario implica también la verificación de los registros y datos catalográficos. En los exámenes de oposición, la distinción más común es que recuento se refiere a la comprobación de que los documentos están en su sitio, y el inventariado o inventario incluye además el cotejo con el catálogo.

Objetivos del recuento

Las tareas de recuento persiguen, entre otros, los siguientes objetivos:

  • Reordenar el fondo de forma exhaustiva para localizar materiales fuera de su ubicación correcta.
  • Reorganizar el espacio por materias y secciones, reubicando materiales y estanterías si es necesario.
  • Expurgar los materiales deteriorados u obsoletos.
  • Detectar carencias en determinadas materias.
  • Detectar pérdidas y hurtos, identificando documentos que figuran en el catálogo pero no están físicamente en su lugar.
  • Controlar el estado del mobiliario y valorar la necesidad de adquirir nuevo equipamiento.
  • Cotejar el fondo real con el catálogo: localizar ejemplares sin registro bibliográfico, registros sin ejemplar físico, duplicidades, signaturas incorrectas o registros incompletos.

Periodicidad de los recuentos

El artículo 7 del Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado establece:

«Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán realizar periódicamente un recuento de sus fondos, que será total, al menos una vez cada cinco años. En todo caso, el recuento será anual para los fondos a que se refiere el apartado 3 del artículo 4 de este Reglamento.»

Ese apartado 3 del artículo 4 hace referencia a los fondos de especial protección: manuscritos, incunables, obras de las que no conste la existencia de al menos tres ejemplares en bibliotecas o servicios públicos, y obras declaradas Bienes de Interés Cultural o incluidas en el Inventario General de Bienes Muebles del Patrimonio Histórico Español. Estos fondos deben además estar incluidos en un inventario especial de la biblioteca.

La realización de inventarios y las tareas necesarias para llevarlos a cabo se recogen en el reglamento interno de cada biblioteca.

El acta del recuento

Un aspecto importante que establece el Reglamento es la obligación de documentar los resultados: del resultado de cada recuento se extenderá la correspondiente acta, firmada por el empleado de mayor categoría entre los que lo hayan realizado, con el visto bueno del director de la biblioteca. Esta acta es el documento que acredita la realización del recuento y recoge las incidencias detectadas.

Tareas necesarias para realizar los recuentos

La realización de un recuento implica, en general, las siguientes tareas:

  • Planificación de fechas, tiempo necesario, personal y material de trabajo (ordenadores, impresora, lector de códigos de barras, mascarillas, guantes…).
  • Redacción del plan de acción: fijación de objetivos, organización de grupos de trabajo y estimación del número aproximado de documentos a recontar.
  • Definición del alcance y el método: decidir si el recuento se realizará sobre todo el fondo o por secciones, y si se trabajará contra catálogo (comprobando que los registros del catálogo tienen su correspondiente ejemplar físico) o desde estantería (capturando la realidad física e identificando qué documentos no tienen registro).
  • Revisión documento a documento: verificar si están bien colocados, comprobar su estado de conservación y contrastar con las existencias en el catálogo, utilizando listados impresos o lectores de códigos de barras si la biblioteca dispone de ellos.
  • Registro de incidencias en una plantilla que se entregará a la persona responsable.
  • Distribución de incidencias a los departamentos correspondientes: catalogación, restauración, conservación, etc.
  • Elaboración del informe final: número de documentos recontados, deteriorados, faltas detectadas, documentos mal colocados e incidencias por tipo de material. El informe debe incluir una propuesta de acciones (reordenación, catalogación, expurgo, conservación…).

Después del recuento: el informe y sus consecuencias

Los recuentos son necesarios e imprescindibles para mantener en buen estado la colección. El análisis del informe de resultados permite corregir errores, localizar e identificar documentos perdidos, iniciar expediente de expurgo sobre los fondos que se considere necesario, restaurar los documentos dañados y redistribuir espacios y materiales.

Conviene tener presente que un recuento aporta su máximo valor cuando va seguido de actuaciones concretas: un informe sin plan de mejora queda como un documento sin utilidad práctica.

Fuentes y bibliografía