Los recuentos en la biblioteca: objetivos y tareas

El Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas regula el tratamiento administrativo de los fondos de las Bibliotecas en lo concerniente a los registros, inscripción de los fondos, recuentos y expurgos.

En los registros que deben llevar las bibliotecas se inscriben tanto los fondos que se reciben, como las bajas que tengan lugar en la colección. Al inscribir en el registro cada documento que ingresa en la colección se le asigna un número por orden de llegada y se anotan los datos descriptivos que permitan su identificación.

Recuentos

Llevar a cabo un inventario de forma periódica en la biblioteca es una labor necesaria para garantizar la conservación e integridad de las colecciones. Los recuentos detallados permiten conocer el estado real de los fondos que componen la colección y de los elementos necesarios para su buena conservación.

Otros objetivos que se pretenden al realizar el recuento de los fondos:

• Reordenar el fondo de forma exhaustiva para localizar materiales que estén fuera de su ubicación correcta.
• Reorganizar el fondo adecuando el espacio según las necesidades, por materia y sección, y reubicando los materiales y estanterías si fuera necesario.
• Expurgar los materiales deteriorados u obsoletos.
• Detectar carencias en determinadas materias.
• Controlar el estado del mobiliario existente y valorar la necesidad de adquirir otro nuevo.

Periodicidad de los recuentos

En el Artículo 7 del Reglamento de las Bibliotecas Públicas del Estado se establece lo siguiente:

“Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán realizar periódicamente un recuento de sus fondos, que será total, al menos una vez cada cinco años. En todo caso, el recuento será anual para los fondos a que se refiere el apartado 3 del artículo 4 de este Reglamento.”

Llevar a cabo un inventario de forma periódica permite conocer de manera detallada, el estado real de los fondos que componen la colección y de los elementos necesarios para su buena conservación. La realización de inventarios y las tareas necesarias para llevarlos a cabo se recogen en el reglamento interno de cada biblioteca.

Tareas necesarias para realizar los recuentos

En general, realizar recuentos implica las siguientes tareas:

• Planificación de fechas, tiempo necesario para llevarlo a cabo, necesidad de personal y de material de trabajo (ordenadores, impresora, lector de códigos, mascarillas, guantes…).
• Redacción del plan de acción fijando objetivos, la organización de los grupos de trabajo y determinando el número aproximado de documentos a recontar.
• Revisar documento a documento para verificar si están bien colocados, comprobar su estado de conservación y contrastar con las existencias en el catálogo. Para este fin se utilizan listados que previamente se habrán imprimido.
• Anotar cada incidencia detectada en una plantilla que se entregará a la persona encargada.
• Enviar las plantillas de incidencias al departamento correspondiente: catalogación, restauración, conservación, etc.
• Elaborar un informe detallando el número de documentos recontados, deteriorados, las faltas detectadas, los documentos mal colocados y las incidencias encontradas en cada tipo de documento.

Los recuentos son necesarios e imprescindibles para mantener en buen estado la colección de la biblioteca. El análisis del informe de resultados permitirá corregir errores, localizar e identificar documentos perdidos, iniciar expediente de expurgo sobre aquellos fondos que se considere necesario, restaurar los documentos dañados y adecuar y redistribuir espacios y materiales.

Fuente:

– Real Decreto 582/1989, de 19 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas.

– Bibliotecas municipales. Ayuntamiento de Albacete. Inventarios ordinarios en las bibliotecas públicas municipales.

– Gutiérrez Rosales, Cindy y Ulate Montero, Jenny (2013). Normativa para el procedimiento y control interno de inventarios selectivos.