Registro, sellado, tejuelado y magnetizado de documentos en bibliotecas

El proceso técnico de los documentos incluye el conjunto de tareas que hay que realizar sobre los distintos materiales, desde que éstos entran en la biblioteca hasta que se ponen a disposición de los usuarios.
En orden cronológico las tareas que componen el proceso técnico son: el registro, el sellado, la catalogación, la clasificación, el tejuelado y el magnetizado del documento.

Los procesos relativos al tratamiento físico del documento (registro, sellado, tejuelado, magnetizado) son tareas que por lo general realiza el personal auxiliar de la biblioteca, mientras que la catalogación (descripción bibliográfica normalizada del documento) y la clasificación (asignación de materias a los documentos), alfabética o sistemática, son tareas más propias del técnico o ayudante de biblioteca.

REGISTRO

Es la inscripción en el Registro de entradas, de cada uno de los documentos que ingresan en el centro y la operación mediante la cuál los documentos pasan a formar parte, de manera formal, del fondo  de la biblioteca. El registro constituye además el inventario de todos los documentos que forman el fondo.

Todos los fondos que ingresan en la biblioteca deben registrarse, asignándoles un número de registro correlativo a cada uno de ellos, anotando la fecha de entrada y los datos necesarios que permitan identificar cada documento: Autor, título, datos de la publicación, número de volúmenes que tiene el centro, tamaño, tipo de encuadernación, precio, procedencia y anotaciones sobre incidencias que puedan suceder con el documento (deterioro, pérdida, hurto…).

Si el registro se hace de forma manual todos estos datos se anotan en el libro de registro. Si la biblioteca está automatizada no es necesario llevar libro de registro ya que todos los datos se registran en el programa que utilice para llevar a cabo los demás procesos (Absys, Abies, etc.).

El material no librario, como publicaciones periódicas y materiales especiales (audiovisuales, informáticos, etc) se puede registrar junto al material librario especificando su soporte, o utilizar registros complementarios que contemplen sus peculiaridades.

NÚMEROS DE REGISTRO

A cada documento se le asigna un número: únicos, consecutivos y que nunca se reutilizan. Los programas informáticos asignan automáticamente ese número según se van incorporando los documentos al fondo.

• Los ejemplares iguales de un mismo título llevarán un número de registro para cada uno de ellos.
• Las obras en varias unidades físicas llevarán un número de registro por cada volumen.
• Si un volumen contiene varias obras del mismo autor o de diferentes autores lleva un número de registro, ya que se le da registro a cada unidad física. Ver algunos ejemplos.

¿Dónde se coloca el número de registro en el documento?

No existe una norma establecida para ubicar el número de registro en los documentos, aunque casi todas las bibliotecas siguen pautas parecidas. Tras consultar distintos reglamentos y documentos de trabajo de bibliotecas, en los que se dan recomendaciones al respecto, estos son los procedimientos más habituales:

• En las publicaciones periódicas y en los libros el número de registro se anota en la portada, normalmente en el ángulo superior izquierdo, precedido de la letra R.
• En los materiales especiales (discos, casetes, vídeos, CDs,…), se anota en una etiqueta adherida al documento y en la carátula o en la funda que le acompaña.
• En los mapas, fotografías, diapositivas y otros materiales gráficos  conviene que el número de registro figure  en el documento y además en el envase.
• En incunables, libros raros o valiosos si el número de registro se escriben en el libro se hará con lápiz de grafito y preferentemente en la parte superior o inferior de la portada o en su reverso. En ocasiones resulta más prudente utilizar una tarjeta de papel neutro para anotar el número e insertarla dentro del libro.

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SELLADO

Es la operación por la que se identifican  los fondos como propiedad de la biblioteca.

Para marcar con el emblema de la biblioteca se utilizará un sello de caucho, con tampón de tinta indeleble no grasa para los libros y un sello de cobre para los grabados. El lugar en el que ha de ponerse el sello no está determinado, pero suele colocarse en la portada, en las cantoneras, en determinado número de páginas intermedias, normalmente impares, y en la última página o colofón. En todo caso, el sello debe ir en lugares donde no impida la lectura del documento, ni la visibilidad de las ilustraciones, normalmente en los márgenes.

Para grabados y obras de especial importancia suelen usarse sellos de pequeño tamaño. En otros materiales, el sellado depende de su forma física (solapas, caja, etc.).

Dependiendo del tipo de material la práctica más habitual en la mayoría de las bibliotecas es sellar los documentos como sigue:

• Los planos, láminas, discos… se sellan en los márgenes y si no hay espacio, en el reverso en blanco.
• En las diapositivas se anotan las iniciales de la biblioteca en el lateral derecho de cada una de ellas y también en el material anejo que las pueda acompañar.
• En los CD, DVD y casetes se escriben las iniciales de la biblioteca en la etiqueta central o en su cara impresa, así como en el material anejo que pueda acompañarlos.

Puedes ver más detalles sobre el sellado de distintos materiales (Folletos, publicaciones seriadas, partituras, disquetes, cintas magnetofónicas, casetes de audio, películas súper 8, casetes de audio, cintas VHS, discos ópticos, filminas, microfilmes, materiales tridimensionales, fotografías, mapas, grabados, láminas, etc.), aquí:

Sellado de materiales bibliográficos de la Biblioteca Nacional (Argentina)

TEJUELADO

La signatura topográfica indica la localización del documento dentro del fondo bibliográfico. Puede ser el número de registro o número currens cuando la colocación de los documentos se hace por orden de llegada de los mismos o coincidir con el número de la clasificación cuando la colocación es sistemática.

Con las indicaciones dadas por los responsables del proceso técnico se procederá al tejuelado del documento. Se hará de forma legible y clara en las etiquetas adhesivas para tal efecto y se utilizará adhesivo no ácido.

La signatura se debe indicar en el lomo del libro mediante una etiqueta llamada tejuelo. El código que aparece en el tejuelo será el que el usuario tendrá que buscar en el catálogo y que le permitirá localizar el documento en las estanterías. La signatura se indicará también en la esquina superior derecha de la portada del libro, con lápiz blando, de forma clara y legible.

En los  CD y DVD se colocará el tejuelo de manera visible en el canto o en la caja o funda que contiene el disco.

En los libros valiosos se evitará poner el tejuelo sobre el lomo siendo preferible utilizar otros métodos: Faja de polietileno, etiquetado en la caja de conservación, en la sobrecubierta de protección, en una tarjeta insertada entre las páginas, fajas de papel, tejuelos colgantes, etc.

Puedes ver la descripción de los métodos que citamos y varios ejemplos de colocación de tejuelos aquí:

El marcaje con sellos e inscripciones de propiedad e identificación de grabados, dibujos, Manuscritos y libros raros y valiosos.

ELEMENTOS PARA EL PRÉSTAMO

• MAGNETIZADO DE LOS DOCUMENTOS – ANTIHURTO

Después de sellados, se magnetizarán todos los documentos con el dispositivo adecuado para no ocasionar desperfectos. Lo más habitual en bibliotecas es el uso de etiquetas adhesivas electromagnéticas. Nunca se realizará esta tarea delante de los usuarios por razones obvias.

Las etiquetas adhesivas electromagnéticas, colocadas en los documentos cumplen una doble función: disuadir y evitar el hurto, ya que son detectadas por los sistemas de alarma de la biblioteca. Estas etiquetas se caracterizan porque se pueden desactivar cuando el usuario se lleva el documento en préstamo y volver a reactivar cuando lo devuelve.

Las casas comerciales las ofertan en varias medidas y con adhesivo en una o ambas caras. Los modelos con adhesivo en ambas caras se colocan entre dos hojas de un libro justo en la unión de las hojas con el lomo, de manera que pasen desapercibidas. Las etiquetas con adhesivo en una sola cara se colocan en las pastas, portadas o en una hoja al azar. Si la encuadernación del libro lo permite se puede colocar en el interior del lomo.

En los  CDs y DVDs se adhiere en uno de los lados y se protege con un plástico transparente, del mismo diámetro que los discos, que resulta imposible retirar sin dañar el disco.

En los documentos patrimoniales, raros o valiosos no se recomienda utilizar las etiquetas electromagnéticas para evitar el robo ya que el pegamento que contienen puede deteriorar de manera irreversible este tipo de documentos. En estos casos la protección contra el robo consiste principalmente en la vigilancia mientras se consultan los documentos.

Protección y puesta en valor del Patrimonio de las bibliotecas

• ETIQUETAS DE CÓDIGOS DE BARRAS 

Cada documento debe estar etiquetado con un código de barras que identifica a cada ejemplar con un código único. Normalmente incluye el ISBN y otros datos de identificación como el título, autor y editorial.

La etiqueta del código de barras por lo general se coloca en la cubierta trasera del libro o de la caja o funda de los materiales especiales. Esta ubicación facilita la lectura de la etiqueta con el lector óptico cuando se realiza un préstamo y enlazar el documento prestado con los datos del usuario que se lo lleva en préstamo.

En los libros raros o valiosos no conviene adherir directamente sobre ellos la etiqueta con el código de barras, en su lugar se puede optar por algunas de las alternativas que se proponían en el caso de los tejuelos y que se describen en el documento que citábamos.

Bibliografía:

Biblioteca Nacional de Argentina (2011). Sellado de materiales bibliográficos de la Biblioteca Nacional. (https://www.bn.gov.ar/)

Junta de Andalucía. Aspectos técnicos y organizativos de la biblioteca escolar. Proceso técnico de la colección. (www.juntadeandalucia.es/educacion/webportal/)

Ministerio de Cultura y Comunicación Dirección del Libro y la Lectura Francia (1998). Protección y puesta en valor del patrimonio de las bibliotecas. Recomendaciones técnicas. (www.cncr.cl/611/articles-4944_archivo_01.pdf)

Tacón Clavaín, Javier (2011) El marcaje con sellos, inscripciones y etiquetas de propiedad e identificación de grabados, dibujos, manuscritos y libros raros y valiosos. [Documentos de trabajo U.C.M. Biblioteca Histórica; nº 13, 2011,]. (http://eprints.ucm.es/12902/)