Las Administración pública, en cumplimiento de la legislación vigente, está implantando progresivamente la tramitación electrónica tanto para la gestión interna, como en su relación con los ciudadanos y entre las distintas administraciones.
En este escenario intervienen nuevos procesos, procedimientos y políticas de gestión para garantizar el intercambio, recuperación, acceso y conservación de los documentos en los archivos electrónicos.
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ARCHIVO ELECTRÓNICO: Los archivos electrónicos permiten almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Son repositorios complementarios y equivalentes a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos.
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DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Un documento electrónico es información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
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EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.
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POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.
Referencias legislativas sobre Archivo Electrónico
- Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
Según la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en su artículo 17, establece que cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.
La eliminación de los documentos digitalizados, el borrado de la información, en su caso, o si procede la destrucción física de los soportes deberá ser autorizada de acuerdo con los procedimientos previstos en la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español y la normativa específica sobre Archivos, dado que esta ley 39/2015 no establece una regulación diferente, ni específica al respecto.
- Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
La Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, hace referencia en su artículo 31 al Archivo electrónico de documentos. Esta Ley fue derogada con efectos de 2 de octubre de 2016, por la disposición derogatoria única.2.b) de la Ley 39/2015, salvo en las materias relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, que se mantendrán en vigor y producirán efecto como plazo máximo en octubre de 2018 (disposición final 7ª, Ley 39/2015).
- Sistema Español de Archivos
Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. En su sección 4ª se refiere a los Documentos electrónicos y preservación digital y en el artículo 20 especifica las condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónico.
- Esquema Nacional de Interoperabilidad
Real Decreto 4/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida (artículo 21)
- Conservación del patrimonio documental
Real Decreto 1164/2002, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
Gestión del archivo electrónico
Para la gestión electrónica de los documentos la Administración pública ha desarrollado algunas herramientas que servirán para ayudar a integrar el archivo electrónico en las distintas administraciones.
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INSIDE: Proporciona funcionalidad para la etapa previa a la de archivo para conservación permanente.
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@Doc: Plataforma de Servicios de Expediente Electrónico.
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ARCHIVE: aplicación web de archivado definitivo de expedientes y documentos electrónicos.
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Esta entrada es la respuesta a la pregunta semanal del Test mínimo: Según la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, cada Administración Pública tiene obligación de…: –> Consulta las respuestas.
