Archivo electrónico de documentos. Referencias legislativas.
Nota de actualización: entrada actualizada en abril de 2026. Se ha añadido la legislación más reciente y se han incorporado recursos de estudio para opositores.
La Administración pública está implantando progresivamente la tramitación electrónica, tanto en su gestión interna como en su relación con la ciudadanía y entre las distintas administraciones. En este escenario intervienen nuevos procesos, procedimientos y políticas de gestión para garantizar el intercambio, recuperación, acceso y conservación de los documentos en los archivos electrónicos.
Antes de entrar en el marco normativo, conviene tener claros estos cuatro conceptos:
Archivo electrónico: repositorio de documentos electrónicos que abarca el conjunto del ciclo de vida documental, complementario y equivalente a los archivos convencionales.
Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
Expediente electrónico: conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.
Política de gestión de documentos electrónicos: directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, aprobada al más alto nivel organizativo.
(Fuente: Portal de la Administración Electrónica — PAe)
Referencias legislativas sobre archivo electrónico
Infografía: Referencias legislativas sobre archivo electrónico de documentos. Fuente: Bibliopos.es
A continuación se detallan las normas que conforman el marco legal vigente, ordenadas por su relevancia y relación entre sí.
1. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
La Ley 39/2015 es la norma de referencia en esta materia. Su artículo 17 establece que cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados, en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento.
Los medios o soportes en que se almacenen los documentos deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.
La eliminación de documentos digitalizados deberá ser autorizada conforme a la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, y a la normativa específica sobre archivos.
2. Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público
La Ley 40/2015 complementa a la anterior en lo relativo al régimen jurídico del sector público. Su artículo 46 establece que los documentos emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas en soporte electrónico se conservarán en ese mismo soporte. Ambas leyes —la 39 y la 40— son desarrolladas conjuntamente por el Real Decreto 203/2021.
3. Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo
El Real Decreto 203/2021 aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, desarrollando la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015 en todo lo relativo a la actuación electrónica de las administraciones públicas.
En materia de archivo electrónico, define el archivo electrónico único de cada Administración como el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales, una vez finalizados los procedimientos administrativos. La gestión del archivo electrónico único garantizará la autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes almacenados.
Además, establece que las Administraciones Públicas deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo, y que podrán migrar los datos a otros formatos y soportes para garantizar el acceso a largo plazo, siempre mediante copias auténticas supervisadas por los responsables de seguridad y de custodia.
4. Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre
El Real Decreto 1708/2011 establece el Sistema Español de Archivos y regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos. En su Sección 4.ª se ocupa de los documentos electrónicos y la preservación digital, y en su artículo 20 especifica las condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónico.
5. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero — Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
El Real Decreto 4/2010 regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la Administración Electrónica. Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias para garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida (artículo 21). Esta norma fue modificada por el Real Decreto 203/2021.
6. Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo — Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
El Real Decreto 311/2022 regula el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), sustituyendo al anterior Real Decreto 3/2010. El ENS establece los principios básicos y requisitos mínimos de seguridad para los sistemas de información de las administraciones públicas, con objeto de asegurar la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad, trazabilidad y conservación de los datos, la información y los servicios electrónicos. Su cumplimiento es uno de los requisitos que la Ley 39/2015 y el Real Decreto 203/2021 exigen para la gestión del archivo electrónico único.
7. Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre
El Real Decreto 1164/2002 regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
Evolución cronológica de la normativa
La siguiente línea de tiempo muestra cómo se ha ido construyendo el marco legislativo del archivo electrónico desde 1985 hasta la norma más reciente.
Línea de tiempo: legislación sobre archivo electrónico en España (1985-2022). Fuente: Bibliopos.es
Herramientas para la gestión del archivo electrónico
El Portal de la Administración Electrónica (PAe) ofrece herramientas de apoyo para la implantación del archivo electrónico en las distintas administraciones:
INSIDE: sistema para la gestión de documentos y expedientes electrónicos conforme al ENI. Gestiona la etapa previa al archivado definitivo y está disponible tanto en la nube SARA como en modalidad instalable.
ARCHIVE: aplicación web de archivado definitivo de expedientes y documentos electrónicos.
📌 Recursos de estudio para opositores
Si estás preparando oposiciones a bibliotecas o archivos, estos recursos te ayudarán a fijar la legislación:
📥 [Descargar tarjetas de estudio (PDF)]
Las tarjetas de estudio resumen cada norma con los puntos imprescindibles para el examen e incluyen enlace directo al texto consolidado en el BOE. La infografía te ofrece una visión de conjunto de las 7 normas de un solo vistazo. La línea de tiempo te ayudará a memorizar fechas y a entender la relación entre las distintas normas.
