Los avances tecnológicos han tenido un gran impacto sobre las bibliotecas y sobre el trabajo que realizan los bibliotecarios. La incorporación de nuevas tareas, que responden a nuevas necesidades, requiere entre otras medidas:
- Adecuar perfiles y competencias profesionales a las necesidades de los distintos puestos de trabajo;
- Llevar a cabo programas formativos orientados tanto al personal bibliotecario que quiere optar a promocionarse internamente, como al de nuevo ingreso;
- Evaluación continua del desempeño en el puesto de trabajo.
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Dentro de la gestión de los recursos humanos en bibliotecas y centros de documentación, como en cualquier otra organización, los programas de formación y la evaluación del desempeño son dos de las actividades fundamentales que influyen en la mejora continua de todas las áreas de trabajo y ayudan a alcanzar los objetivos de la institución.
- La evaluación del desempeño analiza de forma sistemática y periódica las funciones desarrolladas por el conjunto de la plantilla en los diferentes puestos de trabajo. De esta manera se pueden detectar carencias y debilidades e identificar aspectos susceptibles de mejora para la toma de decisiones sobre la política de personal.
- Los programas formativos incorporan modernas técnicas de aprendizaje y sirven para capacitar al personal en nuevas habilidades, medir competencias y valorar las aptitudes y capacidades que ya se poseen, para obtener un mejor rendimiento.
TÉCNICAS DE FORMACIÓN SITUACIONALES
Utilizadas como herramienta de selección y promoción las técnicas y pruebas que describimos a continuación enfrentan al trabajador o al candidato con casos simulados, dinámicas de grupo, etc., con la pretensión de identificar y evaluar las habilidades y competencias específicas de los profesionales.
- BRAINSTORMING O TORMENTA DE IDEAS:
Es una técnica que favorece la creatividad y la innovación. Tiene como objetivo generar la mayor cantidad de ideas posibles en respuesta a una pregunta, durante un periodo de tiempo determinado.
Durante la prueba se deben seguir las siguientes reglas:
- Ninguna idea es mala: a veces de la idea más peregrina surge la solución más imaginativa.
- Sólo se admiten ideas: los juicios o críticas sobre las ideas aportadas limitan la creatividad.
- Cada participante debe presentar y desarrollar tantas ideas como le sea posible.
- Todos pueden adherirse a las ideas de los demás y desarrollarlas por su cuenta.
- Toda idea debe ser considerada como del equipo y no del individuo que la expone.
Una sesión de tormenta de ideas admite cualquier tema y para que sea productiva los grupos deben estar formados entre 6 y 10 personas y seguir el siguiente orden:
- El formador plantea una pregunta alrededor de un tema.
- Los participantes expresan en voz alta sus ideas o las escriben para compartirlas con el grupo después.
- Cuando se señala el final de la sesión se clasifican y se confrontan todas las ideas.
- Finalmente las ideas son analizadas y evaluadas, aceptándose unas, rechazándose otras e integrándose algunas en una sola.
Ejemplo de Tormenta de ideas en una biblioteca:
El grupo de trabajo de una biblioteca universitaria española utilizó esta técnica para generar ideas orientadas a mejorar su servicio de préstamo que ofrecía poca disponibilidad.
Se realizaron dos sesiones de tormenta de ideas: una para encontrar las causas del problema y la otra para ofrecer soluciones. Ver más sobre los resultados generados.
- ROLE PLAYING O JUEGO DE ROLES:
Consiste en la simulación de una situación o de un hecho real para tratar de comprenderlo mejor y encontrar soluciones. Previamente se selecciona a los personajes entre los participantes, se prepara la escena y se representa la situación.
Las sesiones formativas de Role Playing favorecen el aprendizaje, la adaptación a situaciones nuevas, las relaciones humanas y la comunicación. Con este método se aprende a tomar decisiones, a analizar una situación desde distintos puntos de vista y se toma conciencia sobre los puntos débiles de la organización y de las personas. De la reflexión y el debate que sigue a la representación surge la propuesta de estrategias y las soluciones.
Existen dos modalidades en los juegos de roles:
- Juego de roles múltiple: varios grupos se enfrentan simultáneamente a una misma situación. Esta modalidad permite comparar diferentes posturas y encontrar distintas soluciones para un mismo problema.
- Juego de roles individual: Una parte de los integrantes del grupo lleva a cabo la representación mientras los restantes observan. Permite obtener información y analizar cómo se han conseguido los resultados.
Ambas modalidades se pueden utilizar en la evaluación del personal con buenos resultados si previamente se han establecido los objetivos a alcanzar y se interpreta de manera que se perciba claramente, la relación entre el problema y el contenido real del trabajo que se realiza.
Las dramatizaciones suelen provocar una ruptura en la dinámica habitual de trabajo y son de ayuda para salir de rutinas de trabajo poco eficaces que a menudo se instalan en las tareas cotidianas. Es una técnica útil para el trabajo de actitudes, tanto en el ámbito personal como profesional.
- ESTUDIOS DE CASO:
Es una de las técnicas situacionales más utilizadas en las actividades formativas.
El formador presenta la descripción por escrito de un problema determinado, similar a una situación que se puede dar en el trabajo diario. Los participantes deben analizar el caso, debatir sobre el mismo y sacar conclusiones.
Se trata de una técnica en grupo que se basa en discusiones organizadas y sistemáticas de casos, preferiblemente sacados de situaciones reales. Estimula la creatividad, el trabajo en equipo, la toma de decisiones y las aptitudes para aplicar lo aprendido, agudiza la capacidad de análisis, la observación y el manejo de datos.
Ejemplo de un estudio de caso: Experiencia de un usuario en una unidad de información
- IN-BASKET, TAMBIÉN CONOCIDO COMO IN-TRAY O BANDEJA DE ENTRADA:
“Consiste en presentar a los participantes una serie de materiales y documentos escritos (cartas, informes, mensajes telefónicos, etc.) típicos del puesto de trabajo y que representan aspectos significativos del mismo” (PEREDA MARÍN, Santiago, 2001)
Esta técnica, de uso aparentemente sencillo, desarrolla competencias tales como la planificación, la capacidad de organización, el liderazgo o la toma decisiones, comunicación escrita, delegación y gestión del tiempo.
La gran cantidad de información administrativa que se maneja y circula en una biblioteca o centro de documentación requiere agilidad, precisión y eficiencia para dar salida al trabajo diario. Este tipo de ejercicio pone en situación al participante que debe analizar y evaluar el contenido de los documentos, tomar decisiones sobre los mismos y resolver los diferentes casos en un plazo determinado.
Como ejemplo un In-Basket podría plantear en un proceso de selección de personal, la siguiente situación a los aspirantes al puesto:
Un jefe de sección se pone enfermo repentinamente y debe abandonar su puesto. El director de la biblioteca encarga al candidato que se ocupe de todos los asuntos pendientes que tiene sobre la mesa el jefe de sección. El candidato encuentra en la bandeja de documentos del jefe de sección notas de compañeros, informes sin terminar, correos electrónicos a los que hay que responder… y sobre la mesa una nota del director de la biblioteca con información general del puesto, objetivos, equipo directo, organigrama, etc. El candidato dispone de dos horas para hacer el trabajo, ya que transcurrido ese tiempo la biblioteca cerrará durante unos días por reforma en las instalaciones y todos los asuntos han de quedar resueltos.
Este supuesto pone al candidato en una situación límite, apremiado por el poco tiempo del que dispone: tendrá que revisar, evaluar, tomar decisiones acertadas sobre prioridades y relevancia de los asuntos pendientes; responder correos, terminar informes y dar solución a todos los asuntos pendientes.
Al concluir el ejercicio llega la fase de valoración en la que el formador debe convertir las respuestas dadas por los candidatos, en competencias.
Todos los candidatos que participan en la prueba deben ser valorados bajo el mismo criterio teniendo en cuenta, tanto lo que han hecho como lo que han dejado de hacer, las decisiones tomadas y aquellas que deberían haber tomado y no tomaron.
El análisis de las respuestas ofrecidas a cada asunto y la valoración final del ejercicio permitirá conocer la competencia de cada participante y compararla con la de los demás.
El fin último de un in-Baskect es conocer con certidumbre y de manera fiable cómo es un trabajador y su capacidad para el trabajo que desempeña o que pretende desempeñar.
Fuente:
– Pacheco, F. H. (2007). Nuevos paradigmas para la formación de los recursos humanos en bibliotecas y centros de documentación. Documentación de las Ciencias de la Información, 30, 65-99. Disponible en: https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=2316535
– Pamos, Antonio. Qué es un In-Tray. En: www.rrhhmagazine.com
– Herramientas de mejora continua: Brainstorming. En: www.sedic.es/autoformacion/seccion6_Brainstorming_ejemplo.htm
– Velasco Dizú, Marco Antonio. Estudio de Caso “Experiencia de un usuario en una unidad de información. Disponible en: http://es.slideshare.net/mvelasdizu/
Esta entrada es la respuesta a la pregunta semanal del Test mínimo: Una de las técnicas empleadas en la formación del personal bibliotecario consiste en presentar a los participantes documentos típicos de su puesto de trabajo para analizar, evaluar y ofrecer una solución en un tiempo determinado. ¿Cómo se llama esta técnica? | Consulta las respuestas.
