Organización del fondo documental del Archivo

Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la búsqueda y localización de los documentos.

La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:

  • Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados.
  • Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos es decir, aquella que permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento dentro de la estructura organizativa del fondo documental.

Para que estos dos propósitos de la organización del fondo se materialicen es necesario utilizar instrumentos de descripción y búsqueda documental y realizar previamente las tareas de clasificación, ordenación e instalación del fondo, en ese orden.

Clasificación

«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original». (1)

Tipos de clasificación

  • Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.
  • Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas de la institución de la que emanan.
  • Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten.

Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican:

  • por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
  • por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
  • por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
  • por documentos sueltos.

Ordenación

«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.» (1)

Las secciones y las series dentro de las secciones, se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, siguiendo un orden cronológico, por un orden lógico o por otros criterios.

Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los expedientes, se ordenan siguiendo la lógica de su tramitación.

 

Métodos de ordenación

  • Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
  • Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
  • Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
  • Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.

Instalación

La instalación de los documentos en el depósito es la última tarea en la organización del fondo documental. Consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías, mediante unidades de instalación (cajas, legajos y libros) que se pueden ordenar por secciones, series, subsereis o numeración correlativa.

Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, se identifica con una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su orden dentro de la misma. De esta forma se conocerá de manera inequívoca, la ubicación física del expediente dentro del depósito.

Fuente:

(1)Cruz Mundet, José Ramón, (2003). Manual de Archivística, Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez.

La organización del Archivo (PDF)

Organización y Descripción (PPT)

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Esta entrada es la respuesta a la pregunta semanal del Test mínimo: ¿En qué consiste la clasificación de documentos de archivo?–> Consulta las respuestas.