Organización de archivos: Clasificación, Ordenación, Instalación

Organización del fondo documental del Archivo

Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la búsqueda y localización de los documentos.

La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:

• Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados.
• Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos, es decir, aquella que permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados, sin necesidad de acceder físicamente a ellos.

Para que estos propósitos se materialicen es necesario realizar previamente las tareas de clasificación, ordenación e instalación del fondo, en ese orden, y contar con instrumentos de descripción y búsqueda documental.

Clasificación

«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original» (Cruz Mundet, 2003, pág. 238).

La clasificación es siempre anterior a la ordenación.

Los principios que guían la clasificación

Antes de abordar los tipos de clasificación, conviene tener claros los dos principios archivísticos fundamentales que la sustentan:

• Principio de procedencia: los documentos producidos o recibidos por una institución deben mantenerse agrupados y no mezclarse con los de otras instituciones. Cada fondo documental refleja la actividad de su productor y debe conservarse íntegro. Es el principio clave de la archivística.
• Principio de respeto al orden original: los documentos deben conservar (o recuperar) el orden que les fue dado por la oficina productora durante su tramitación. Este orden no es arbitrario: refleja el proceso administrativo que les dio origen y es, por tanto, la mejor clave para interpretarlos.

El respeto a estos principios tiene carácter objetivo: si el fondo se desorganizara y se volviera a organizar conforme al orden natural y originario, el resultado sería siempre el mismo, con independencia de quién realizase la tarea. (Mateo Ripoll).

Tipos de clasificación

• Clasificación funcional: los documentos se agrupan según la función de la que son reflejo o según las actividades de las que son resultado. Es el sistema que mejor refleja la actividad real de la institución.
• Clasificación orgánica: los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas de la institución de la que emanan. Su principal inconveniente es que las organizaciones pueden cambiar de denominación y de competencias, lo que obliga a modificar constantemente el cuadro de clasificación.
• Clasificación por materias: los documentos se agrupan tras analizar su contenido, estableciendo grupos según los asuntos de los que traten. Su principal inconveniente es que la agrupación resultante es antinatural: en ningún momento refleja la estructura ni las funciones de la organización productora.

En la práctica, los sistemas de clasificación funcional y orgánico suelen combinarse.

Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican:

• por fondos: conjunto documental producido por una institución o entidad.
• por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
• por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
• por documentos sueltos.

El cuadro de clasificación

El resultado formal del proceso de clasificación es el cuadro de clasificación: una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización, a partir de las cuales es creada o recibida su documentación. Es, en la práctica, el «mapa» del archivo.

El cuadro organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes y las series relacionándolos entre sí. Se estructura en niveles:

• Fondo: nivel superior que agrupa toda la documentación producida por un mismo organismo o entidad.
• Sección y subsección: agrupaciones intermedias correspondientes a las grandes divisiones orgánicas o funcionales del fondo.
• Serie documental: nivel básico del cuadro. Reúne los documentos resultado de una misma actividad o procedimiento.

Un cuadro de clasificación eficaz se basa en dos principios: la anterioridad de la identificación general sobre la particular, y la jerarquía de las divisiones repartidas en los distintos niveles. No pueden crearse secciones como «varios», «miscelánea» o similares, y debe incluir todos los documentos del fondo con independencia de su soporte o antigüedad.

Sin un cuadro de clasificación no es posible una organización coherente del fondo ni la elaboración posterior de los instrumentos de descripción. Muchos archivos públicos los publican en línea: puedes consultar como ejemplo el cuadro de clasificación del Archivo Municipal de Alcorcón, que ilustra además cómo este instrumento se adapta a los cambios legislativos y es igualmente válido para la gestión de documentos electrónicos.

Ordenación

«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.» (Cruz Mundet, 2003, pág. 248).

Las secciones se ordenan de acuerdo con las relaciones administrativas (nivel jerárquico); si se ordenan funcionalmente, se hará de forma cronológica; si son similares entre sí, por un orden lógico.

Las series dentro de las secciones se ordenan según su importancia, su volumen u otros criterios como el orden alfabético de los tipos documentales.

Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los expedientes, se ordenan siguiendo la lógica de su tramitación.

Métodos de ordenación

• Ordenación cronológica: el criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año, por meses; y dentro de estos, por días.
• Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares (por ejemplo, expedientes personales). Es un orden abierto: admite la incorporación de nuevos elementos sin alterar la secuencia.
• Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se les asigna en la oficina productora. Es un orden cerrado: no admite interpolaciones ni pérdidas. La numeración debe hacerse para cada serie y anualmente.
• Ordenación geográfica: se aplica a series y documentos referidos a ciudades, barrios o calles, siguiendo el orden alfabético de los topónimos.
• Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Es válido especialmente cuando hay un gran volumen documental, como en el caso de la correspondencia: se ordenan primero por conceptos y, dentro de cada concepto, por orden cronológico.

En la práctica es frecuente combinar varios métodos de ordenación según el tipo de documentos y las necesidades del archivo.

La ordenación dentro del expediente

Una cuestión que genera dudas frecuentes es el orden en que deben disponerse los documentos dentro de un expediente. La práctica habitual en muchos archivos consiste en colocar los documentos de abajo hacia arriba, de modo que el más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la superior.

Sin embargo, Cruz Mundet advierte que este sistema desvirtúa la naturaleza del expediente. Los documentos deben ordenarse siguiendo el curso de las diligencias que se fueron produciendo durante la tramitación: el documento que dio origen al expediente ocupa el primer lugar y los siguientes se incorporan en el orden en que fueron generándose (casi siempre cronológico). Esta disposición lógica hace ágil la consulta y refleja el proceso administrativo tal como ocurrió. (Cruz Mundet, 2003, pág. 153-154).

Para facilitar la consulta y evitar la desordenación, conviene que el personal encargado de la tramitación numere los documentos y elabore una relación de contenido en la carpetilla o guarda del expediente. Así, la localización de cualquier documento se resuelve con rapidez sin necesidad de revisar todos los papeles, y en caso de desorden accidental es posible restituirlos a su posición original de forma sencilla.

En definitiva: el criterio concreto depende de las normas internas de cada institución, pero la explicación de Cruz Mundet es la referencia académica habitual en los temarios de oposiciones.

Instalación

La instalación de los documentos en el depósito es la última tarea en la organización del fondo documental. Consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías mediante unidades de instalación que permiten su conservación y recuperación.

Unidades de instalación

Las principales unidades de instalación son:

• Cajas: la unidad más habitual en los archivos modernos. Protegen los documentos del polvo, la luz y las variaciones de temperatura y humedad.
• Legajos: conjunto de documentos atados o cosidos. Su uso es más frecuente en archivos históricos.
• Libros encuadernados: para registros, actas u otro tipo de documentación que se conserva en forma de libro.

Las unidades de instalación pueden ordenarse por secciones, series y subseries, o bien (y es el sistema más recomendable para archivos en crecimiento) mediante numeración continua: se numeran con cifras arábigas desde el número 1 en adelante, siguiendo la secuencia natural del fondo. Este sistema facilita la localización y permite incorporar nuevas unidades sin alterar la numeración existente.

La signatura topográfica

Antes de introducir un expediente en su correspondiente unidad de instalación, se le asigna una signatura topográfica: una referencia que identifica de forma inequívoca su ubicación física dentro del depósito.

La signatura indica la unidad de instalación que contiene el expediente y el lugar que ocupa dentro de ella. Por ejemplo: un expediente ubicado en la caja 97, en tercer lugar de los diez que contiene, recibe la signatura 97,3.

Gracias a la signatura es posible localizar cualquier documento sin necesidad de revisar físicamente el fondo. Es además un dato imprescindible que debe figurar en la carpetilla del expediente y en los instrumentos de descripción del archivo.

La organización en el entorno digital

Los principios archivísticos de procedencia y orden original no son exclusivos del archivo en papel: se aplican exactamente igual a los documentos y expedientes electrónicos. Lo que cambia es el soporte, no la lógica organizativa.

El documento y el expediente electrónico

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece que el expediente administrativo es «el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla» (art. 70). Esta definición es válida tanto para el expediente en papel como para el electrónico.

El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo define el documento administrativo electrónico como la información de cualquier naturaleza en formato electrónico, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado, susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, y generada, recibida o incorporada por una Administración Pública en el ejercicio de sus funciones (art. 46).

El expediente electrónico incorpora un elemento que no existe en el expediente en papel: el índice electrónico, un listado numerado y autenticado de todos los documentos que contiene, junto con la copia electrónica certificada de la resolución adoptada. Este índice garantiza la integridad del expediente y permite su recuperación en cualquier momento.

Los principios clásicos en el entorno digital

Los principios de clasificación, ordenación e instalación no desaparecen en el entorno digital: se adaptan.

• Clasificación: en el archivo electrónico, la clasificación funcional cobra protagonismo. El cuadro de clasificación actúa como esquema organizativo base, y los documentos electrónicos se asocian a las series documentales definidas en él desde el momento de su creación. Su implantación previa es, de hecho, requisito indispensable para poner en marcha cualquier sistema de gestión documental electrónica.
• Ordenación: en los expedientes electrónicos, el orden de los documentos queda reflejado en el índice electrónico, que garantiza la integridad del expediente y permite conocer la secuencia de tramitación. Los metadatos (fecha, órgano, tipo documental…) son el equivalente digital de los criterios de ordenación clásicos.
• Instalación: el equivalente digital de la instalación es el repositorio o archivo electrónico único, donde los expedientes se custodian de forma organizada, accesible y segura durante todo su ciclo de vida. La Ley 39/2015 (art. 17) obliga a cada Administración a mantener uno, conservando los documentos en formatos que garanticen su autenticidad, integridad y recuperabilidad a lo largo del tiempo.

La normativa técnica de referencia

Además del marco legal, la gestión de documentos electrónicos en España se apoya en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), aprobado por el RD 4/2010, que establece los criterios de seguridad, normalización y conservación que deben cumplir los sistemas de información, y en las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) de documento electrónico y de expediente electrónico, que concretan sus requisitos técnicos. La norma UNE-ISO 15489 (Información y documentación. Gestión de documentos) es el referente internacional para la gestión documental en cualquier soporte.

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De la organización a la descripción

Una vez clasificados, ordenados e instalados los documentos, el archivero está en disposición de elaborar los instrumentos de descripción: herramientas que permiten a los usuarios conocer y localizar los fondos sin acceder físicamente a ellos.

Los instrumentos clásicos de descripción guardan un paralelismo directo con las agrupaciones documentales:

• La guía describe globalmente los fondos y las secciones del archivo.
• El inventario describe las series documentales según la disposición del cuadro de clasificación.
• El catálogo describe de forma individualizada y exhaustiva cada unidad documental o expediente.

La descripción archivística en el ámbito internacional se rige por la norma ISAD(G) (General International Standard Archival Description), publicada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). El proceso previo de organización (clasificación, ordenación e instalación) es el que hace posible y coherente la descripción posterior.

Fuentes:

• Cruz Mundet, José Ramón (2003). Manual de Archivística. 5.ª ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez.
• Cruz Mundet, José Ramón (2019). Manual de Archivística: Gestión de documentos y administración de archivos. Madrid: Alianza Editorial.
• Mateo Ripoll, Verónica. La organización de los fondos de archivo: clasificación, ordenación e instalación. Universidad de Alicante. PDF
• Organización y Descripción Archivística. Tema 10, Archivística. Universidad de Granada. PDF
• Consejo Internacional de Archivos (ICA). ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, 2.ª ed. Ottawa, 2000. Sitio web-Descarga en español
• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. BOE
• Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos. BOE
• Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad. BOE

RECOMENDADO

Manual de Archivística: Gestión de documentos y administración de Archivos.

Por: José Ramón Cruz Mundet

Alianza Editorial (octubre de 2019)