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Organización del fondo documental del Archivo
Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la búsqueda y localización de los documentos.
La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:
- Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados.
- Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos es decir, aquella que permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento dentro de la estructura organizativa del fondo documental.
Para que estos dos propósitos de la organización del fondo se materialicen es necesario utilizar instrumentos de descripción y búsqueda documental y realizar previamente las tareas de clasificación, ordenación e instalación del fondo, en ese orden.
Clasificación
«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original». (1)
Tipos de clasificación
- Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.
- Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas de la institución de la que emanan.
- Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten.
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican:
- por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
- por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
- por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
- por documentos sueltos.
Ordenación
«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.» (1)
Las secciones y las series dentro de las secciones, se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, siguiendo un orden cronológico, por un orden lógico o por otros criterios.
Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los expedientes, se ordenan siguiendo la lógica de su tramitación.
Métodos de ordenación
- Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
- Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
- Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
- Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.
Instalación
La instalación de los documentos en el depósito es la última tarea en la organización del fondo documental. Consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías, mediante unidades de instalación (cajas, legajos y libros) que se pueden ordenar por secciones, series, subsereis o numeración correlativa.
Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, se identifica con una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su orden dentro de la misma. De esta forma se conocerá de manera inequívoca, la ubicación física del expediente dentro del depósito.
Fuente:
RECOMENDADO
Manual de Archivística: Gestión de documentos y administración de Archivos.
Por: José Ramón Cruz Mundet
Nueva edición – Alianza Editorial (octubre de 2019)
Buenas tardes,
Estoy interesado en recabar temario para las escalas C1-2 auxiliar o técnico de archivo.
Me he bajado uno de vuestra pag. no estoy seguro de que el índice del temario sea el que corresponde a las oposiciones en las que estoy interesado o son para un escalafón superior. Por si sirve de ayuda para orientarme, dejo aquí abajo algunos de los temas y ya me contáis, no quiero comprar unos temarios que no correspondan con los que me corresponden.
Funciones, tareas técnicas y descripción archivística
Unidad didáctica 6. Las agrupaciones documentales de los archivos.
Unidad didáctica 7. Los soportes documentales.
Unidad didáctica 8. El personal de los archivos.
Gracias de Antemano
Antonio de la Rosa
Hola, Antonio.
Los temas que debes estudiar serán los que se detallen en las bases de la convocatoria a la que te vas a presentar. No hay un único temario. Como siempre digo lo mejor es partir de un temario base con temas que suelen aparecer siempre y después ir completando con los temas específicos de cada convovcatoria.
El programa de las oposiciones a archivos del Ministerio de Cultura te puede servir de índice de temas porque es muy completo.
Mi sugerencia es que consultes buenos manuales de Archivística en alguna biblioteca y también los que puedes encontrar en Bibliopos en libre acceso y por supuesto documentar los temas con bibliografía adicional, consultando en repositories y sitios web de archivos, etc.
Por si te sirve de orientación en este post tienes más información:
https://www.bibliopos.es/como-y-donde-conseguir-el-temario-para-preparar-tu-oposicion/
¡Saludos!
Hola:
Tengo una duda respecto a la ordenación cronológica de los expedientes. Creo que se ordenan los documentos de abajo a arriba poniendo abajo lo más antiguo y lo más actual arriba, pero en manuales he visto de todo y me entran dudas.
Gracias y si conoces alguna fuente para consultar te lo agradezco
Hola, Emilio.
Como has podido comprobar al consultar distintas fuentes no hay una norma fija e invariable, se trata más bien de un procedimiento práctico que cada insititución adapta a sus propias características.
Por ejemplo en en este procedimiento de la Universidad de Sevilla se indica lo siguiente:
«En general, la ordenación de documentos dentro del expediente será cronológica, siguiendo el trámite administrativo, de forma que el primer documento, de abajo a arriba, será el más antiguo y el último incorporado el más reciente. De acuerdo a las características de los documentos, en ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética».
Sin embargo, para Cruz Mundet, disponer los documentos de abajo hacia arriba, en el orden contrario al de su producción, siguiendo el sistema tradicional, «desvirtúa la característica esencial del expediente en aras de un ahorro de tiempo/trabajo»
Según este autor «Para que el expediente obtenga carta de naturaleza deberá ser ordenado en su interior siguiendo el curso de las diligencias que se han seguido durante su tramitación; es decir, figurará en primer lugar el documento que le ha dado origen (…) y posteriormente se irán añadiendo los documentos según el orden en el que se vayan produciendo (casi siempre cronológico). La observancia de esta regla es imprescindible para que las actuaciones contendidas en el expediente tengan una disposición lógica, la consulta del mismo sea ágil y el resultado óptimo».
Cruz Mundet, J.R.(2001). Manual de archivística. pág. 153-154.
Espero que te sirva de ayuda.
¡Saludos!
Alguien puede explicarme ordenación numérica se varios elementos con diferente número paréntesis, y demás signos (+, comillas…)sé que es cada signo por ejemplo comillas tiempo barra lugar…pero no sé ordenar si son distintos ni iguales no se el orden …nota: he leído los apuntes de esta página no lo entiendo
BUENAS.
UNA CONSULTA, EN LA DOCUMENTACION INTERNA EMITIDA DE UNA ENTIDAD CON RESPECTO A LAS FECHAS EXTREMAS.
SE REGISTRAN LAS FECHAS EN QUE LA ENTIDAD LAS PRODUJO O LAS FECHAS EN LA QUE LAS RECEPCIONARON?
POR EJEMPLO LA MUNICIPALIDAD EMITIO EL INFORME N°50 CON FECHA 22/07/23 DIRIGIDO HACIA UNA SUBGERENCIA «X»… LA SUBGERENCIA X RECEPCIONO EL INFORME CON FECHA 29/07/23 Y ASI MISMO LA MUNICIPALIDAD QUIERE REGISTRAR SU CONTROL INTERNO DE INFORMES EMITIDOS.
EN ESTE CASO, QUE FECHA CONSIDERARA COMO FECHA EXTREMA? … 22/07/23 O 29/07/23?