Guía de Resolución de casos prácticos para Facultativos de Bibliotecas

Guía muy completa en la que se ofrecen las pautas para resolver supuestos prácticos similares a los que se pueden encontrar en un examen de oposiciones a Facultativo de Bibliotecas.

La Guía está orientada a Facultativos de Bibliotecas Universitarias y más concretamente a la de Alcalá de Henares. Sin embargo los consejos y orientaciones que ofrece su autor son válidos para preparar el examen de cualquier tipo de biblioteca: solo habrá que adaptar los supuestos a las peculiaridades de cada biblioteca.

¿Qué es un supuesto práctico?

La finalidad de un  supuesto práctico es como su nombre indica, práctica. No se trata de demostrar que se sabe mucho (para eso están los temas), sino, en todo caso, que se es capaz aplicar lo que se sabe para plantear y resolver una situación.

Un enfoque excesivamente teórico, por brillante que sea será valorado negativamente por el tribunal.

Es un examen, y esto significa que es importante  asegurarse bien de que se entiende el caso planteado. Para ello se debe:

• Leer atentamente el enunciado del supuesto (un mínimo de 3 veces).
• Comprender bien qué preguntan y cómo esperan que respondas.
• Repasar bien los datos proporcionados (si los hay) y clasificar su importancia.

La solución sólo puede esbozarse, e incluso pueden apuntarse diversas soluciones al caso propuesto, justificándolas debidamente.

Hay que plantear la resolución del supuesto de acuerdo con un  esquema que nos permita exponer con orden los argumentos y no olvidar  ningún área de la gestión relevante para el caso. Gestionar es pensar en todo.

Es una encerrona. Se nos da poco tiempo para comprender, analizar y resolver un caso para el cual en la vida real sí dispondríamos, por lo general, de más tiempo y de más datos. Hay que demostrar  que se tiene “cintura” y “capacidad de improvisación”.

Es una “escenificación”.

Es una demostración de que se reúnen en la mayor medida posible las competencias  propias del bibliotecario profesional.

Competencias profesionales del bibliotecario universitario

Se entiende por competencias el conjunto de capacidades necesarias para el ejercicio de una actividad profesional, que engloba los conocimientos, destrezas o habilidades y aptitudes precisos.

El Consejo de Cooperación Bibliotecaria (CCB) en el documento Perfiles Profesionales del Sistema Bibliotecario Español,  distingue…

Tres niveles de cualificación: Auxiliar, Técnico y Técnico superior. Y tres niveles para describir las competencias: Conocimiento básico de las prácticas, dominio de las herramientas y dominio metodológico.

El Facultativo de Biblioteca, como Técnico Superior, debe reunir  los tres niveles de competencias y  la máxima destreza profesional.

El Euroreferencial en Información y Documentación (SEDIC), establece que el Facultativo de Biblioteca debe reunir estos cuatro niveles de competencias: 

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN:

• Interacción con los usuarios.
• Entorno profesional y marco jurídico y administrativo.
• Gestión de colecciones y tratamiento físico de documentos.
• Identificación y validación de fuentes de información.
• Búsqueda, análisis, organización, almacenamiento y difusión de la información.

CONOCIMIENTOS SOBRE COMUNICACIÓN:

• Comunicación oral y escrita, visual y sonora.
• Práctica de una lengua extrajera.
• Comunicación interpersonales e institucional.

COMPETENCIAS SOBRE GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN:

• Técnicas de gestión gestión administrativa, comerciales y de marketing.
• Técnicas de planificación y  gestión de proyectos.
• Técnicas de gestión micro-económica.
• Técnicas de gestión de RRHH.
• Técnicas de equipamiento de instalación y acondicionamiento.
• Técnicas de adquisición.
• Técnicas de diagnóstico y evaluación.
• Técnicas de formación.

OTROS CONOCIMIENTOS APLICADOS A LA INFORMCIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN:

• Todos aquellos útiles para la gestión de la información.
• En bibliotecas digitales son importantes las competencias en tecnologías de la información, recogidas en otro apartado de la Euroguide LIS.

Aptitudes

A veces son más necesarias que los propios conocimientos teóricos y prácticos. Pueden resumirse en:

• aptitud para la adaptación al cambio
• capacidad de análisis y síntesis
• capacidad organizativa
• capacidad para el trabajo en equipo y la comunicación
• capacidad de decisión
• capacidad de liderazgo
• curiosidad intelectual
• espíritu crítico

El Facultativo de la Biblioteca universitaria debe poseerlas todas.

El Facultativo debe resolver problemas, pero no tiene que resolverlos el solo/ ella sola; debe hacer que otros le ayuden a resolverlos. Pero las responsabilidades últimas (sobre presupuesto, personal, etc.) pesan y hay que aprender a sobrellevarlas con humildad, paciencia y sentido del humor.

La gestión de personal es lo más “comprometido”. Superar las situaciones tensas y aceptar las críticas con espíritu constructivo es la prueba de fuego del buen gestor.

Perfil emergente del bibliotecario

• Gestor (presupuestos, RRHH, colecciones, metadatos, repositorios, instalaciones…)
• Consultor de información (localizador y filtro) → (content curator)
• Negociador
• Conocedor de la tecnología
• Formador
• Especialista temático
• Colaborador
• Facilitador
• Comunicador y Relaciones públicas
• Dinamizador cultural
• Innovador
• Experto en edición y publicación digital
• Experto en propiedad intelectual y derechos digitales

En resumen

¿Qué cualidades prácticas debes acreditar ante un supuesto práctico para Facultativo de Biblioteca?

DEBES DEMOSTRAR TU CAPACIDAD PARA…

• Relacionar los conocimientos teóricos con la práctica profesional.
• Planificar y programar.
• Gestionar recursos.
• Organizar el trabajo.
• Dirigir al personal.
• Elaborar diversos tipos de documentos (informes, presupuestos, planes, proyectos, etc.).
• Saber interactuar con el entorno (bibliotecario, universitario, administrativo, social…).

DEBES TENER APTITUDES PARA…

• Ser un gestor nato.
• Saber administrar recursos materiales, presupuestarios y humanos.
• Ser un estratega que comprenda, analice y planifique.
• Ser un líder con poder de convicción.
• Conocer el entorno bibliotecario y universitario.
• Saber comunicar.

Ahora bien…

Aunque tengas los conocimientos, destrezas y aptitudes propias de un buen gestor, aún te falta algo: pensar como un gestor y tener experiencia.

Quieres ser bibliotecarios, pero… ¿Has pensado si quieres ser gestor?

Si aún no lo has pensado bien… aún no piensas como un gestor, y para resolver el supuesto ¡Tienes que hacerlo!

¿Puedes utilizar documentación?

En las bases de la convocatoria generalmente se especifica si se permite o no que el opositor pueda utilizar documentación para realizar el ejercicio. Si no especifica nada será el Tribunal el que decida en el momento.

Llevar documentación es un arma de doble filo

• Es un peligroso refugio para la ignorancia.
• Puedes consultarla, no copiarla.
• Lo que no tengas ya leído y subrayado, no lo leas o no harás otra cosa.
• Es magnífica para las crisis nerviosas.
• Es un excusa perfecta para eludir pensar.

Cuando se permite utilizar documentación

• Es importante llevarla bien ordenada y clasificada.
• Escoge solo lo necesario y desecha el resto ¡No te vas de viaje!
• Lleva la documentación que consideres necesaria y que te de la tranquilidad de poder echar mano de ella.
• La realidad es que hay poco tiempo.
• Salvo que sea documentación muy adecuada al caso, es casi mejor no utilizarla.
• Por bien organizada que la tengas es fácil perder tiempo y ponerse nerviosos buscando documentación que terminará revuelta sobre la mesa.
• Lo mejor es trabajar sobre tu propio esquema y utilizar la documentación solo para buscar inspiración o comprobar algún dato.
• ¡No te desquicies buscando el documento perfecto!

Cuando no se permite utilizar documentación

• No pasa nada.
• En cualquier caso, es bueno clasificar y ordenar la documentación útil para repasarla los días previos al examen.
• Es útil hacer resúmenes de artículos y clasificarlos por temas.

¿Qué documentación vas a necesitar?

Tanto si la puedes utilizar en el examen como si no, recopila, selecciona, clasifica, lee, subraya y estudia la siguiente documentación:

• Estadísticas.
• Reglamento de la biblioteca.
• Presupuesto de la biblioteca.
• Memorias de actividades, de calidad, etc. de la biblioteca.
• Documentación de grupos de trabajo.
• Documentos de REBIUN (Anuario estadístico y Plan estratégico).
• Documentos de cooperación con otras bibliotecas.
• Artículos o proyectos recientes: sobre CRAI, formación de usuarios y del personal, sobre comunicación y marketing, pautas sobre instalaciones de bibliotecas, de evaluación y certificación, sobre nuevas herramientas y servicios, edición electrónica, etc.

¿Cómo se plantea el supuesto práctico?

Debes leer atentamente en las bases de la convocatoria el apartado en el que se explica en qué consiste el supuesto práctico. Por lo general tendrás que elegir un supuesto entre los dos o tres que plantee el Tribunal.

Lo más habitual es que tengas que escribir el supuesto, que posteriormente lo tengas que leer públicamente delante del Tribunal y que tengas que responder a las preguntas que te puedan hacer sobre él.

¿Qué tipo de supuesto práctico te puede caer?

Cualquiera que esté relacionado con los temas del programa.

El bloque de Biblioteconomía suele incluir las grandes líneas actuales de la gestión bibliotecaria, que se pueden resumir en:

• Presupuestos (p.e., diseñar o repartir un presupuesto).
• Instalaciones y equipos (p.e., planificar una nueva biblioteca o dependencia).
• Tecnología (p.e., elección de nuevas herramientas, aplicaciones o programas).
• Colecciones (p.e., proponer un programa de gestión de colecciones).
• Servicios (p.e., planificar nuevos servicios).
• Personal (p.e., establecer un plan de formación del personal).
• Gestión de calidad (p.e., certificar la carta de servicios).

Recomendaciones para elaborar el supuesto práctico:

• No invadas competencias de otros (Gerencia, Vicerrectorados, Centros y Departamentos, etc.)
• Apóyate en otros (Gerencia, Vicerrectorados, Centros y Departamentos, otros servicios, etc.)
• Un jefe se reúne, organiza, delega y reparte el trabajo: ten en mente la estructura de la biblioteca.
• No eludas los problemas: plantealos abiertamente.
• Mejor dar argumentos que soluciones mágicas.
• Si se te ocurren varias posibilidades, puedes: Esbozarlas todas, enunciar todas y desarrollar una o hacer un planteamiento abierto: “habría que estudiar…”
• Eres libre para elegir tus criterios y tomar tus decisiones pero hay que “mojarse”, razonando.
• Necesitas una mezcla adecuada de realismo e imaginación: atrevimiento pero con sensatez.
• Desarrollar un supuesto tiene su lado lúdico: serás “reina/rey por un día”.

No te enrolles ni te enredes:

Haz un un esquema antes de comenzar a escribir.

Un esquema bien desarrollado es doblemente útil:

• Para ordenar las ideas, estructurar la exposición y hacer bien las transiciones a la hora de escribir.
• Para llevártelo a casa y “practicar” la exposición que tendrás que hacer ante el tribunal.

Puede ser útil dejar huecos por si alteras el esquema y tienes que escribirlo al final.

Por lo general un esquema claro debe recoger:

• Planteamiento.
• Situación de la que se parte.
• Metas y objetivos.
• Planificación.
• Evaluación.

Algunas pautas de redacción

• Utiliza frases cortas y claras.
• Ideas simples y bien enunciadas.
• Ve al grano.
• Demuestra que tienes seguridad y una “cabeza organizada.”
• Utiliza vocabulario propio de la gestión: análisis, criterios, evaluación, indicadores…
• Enumera y divide: a, b, c; 3.1, 3.2,3.3; uno, dos, tres, …

¿Qué necesitas para afrontar el examen?

• Conocer el medio en el que te mueves: las bibliotecas universitarias o el tipo de biblioteca de que se trate.
• Claridad y habilidad en la redacción.
• Imaginación y sentido común.
• Buena presentación.

Estructura general para resolver supuestos

Leer bien el supuesto (entre 5 y 10 minutos), no es perder el tiempo.

Identifica

• ¿En qué qué consiste el supuesto?
• ¿Qué te piden?
• ¿Cómo debes responder?
• ¿Qué datos son más importantes?
• ¿Necesitas documentación?
• ¿Qué esquema seguir? Tómate unos minutos para esbozar el esquema.

Antes de escribir

Templa los nervios. Tu objetivo es convencer y para ello tienes que empezar por convencerte a ti mismo de que:

• Has pensado más que el Tribunal sobre el supuesto que has elegido.
• Tienes argumentos para defender las opciones que has escogido: no hace falta ser un experto, pero sí al menos mostrar cierta seguridad en uno mismo.

A la hora de escribir

Puedes estructurar la exposición según las pautas de la ALA:

• Planteamiento.
• Evaluación de la situación actual.
• Funciones.
• Funciones y misión.
• Metas y objetivos.
• Redacción de la memoria de planificación.
• Revisión de resultados.

Redacta pensando en que luego tienes que leer cómodamente: Deja márgenes y utiliza sangrados; Escribe con letra legible.

Pautas de redacción de informes de la administración pública siguiendo los principios de unidad y primacía:

• El lector debe llevarse una impresión integrada.
• No todos los puntos tienen la misma importancia (+ atención al principio y al final).

Si te piden redactar un informe, tendría que incluir:

• Portada (título, autor, fecha).
• Índice (una sola página).
• Introducción (o resumen): tema o finalidad; objetivo; enfoque o metodología; resumen de las conclusiones.
• Cuerpo principal: títulos de capítulos y secciones.
• Conclusiones
• Anexos, cuando sean necesarios

Si te piden redactar un informe o un plan ten en cuenta que:

• Las autoridades académicas leen siempre el resumen ejecutivo o introducción y, si acaso, las conclusiones.
• También son lo más importante en un supuesto: el planteamiento y el final.

Ejemplos de supuestos en exámenes reales

Biblioteca de la UAH

• Organizar un repositorio institucional incluyendo también documentación del archivo y la institucional.
• Diseño de trabajos y puestos de trabajo.
• Calidad en los servicios
• Organizar una nueva Biblioteca Central de Humanidades y Ciencias Sociales.
• Plan de marketings.
• Plan de ALFIN.

Biblioteca de la UCM

• Plan cuatrienal de formación del personal.
• CRAI en unas nuevas instalaciones.

Biblioteca de la UNED

• Traslado y centralización de varias bibliotecas a una biblioteca central de un nuevo campus.
• Diseño de un curso de ALFIN para PDI y alumnos con reconocimiento de créditos.

Planificación de un servicio de difusión y dinamización cultural en la BUCM

Documento elaborado por D. Javier García García para su defensa en el tercer ejercicio de las pruebas selectivas para ingreso en la Escala de Facultativos de Archivos y Bibliotecas de la Universidad Complutense de Madrid.

Puedes ver más ejemplos de supuestos prácticos con indicaciones para resolverlos,  al final del documento: Resolución de casos prácticos en gestión de Bibliotecas Universitarias.