Como todos sabemos, el famoso PDF desarrollado por Adobe Systems es uno de los formatos más extendidos en Internet para el intercambio de documentos. Su nombre se debe al acrónimo del inglés «Portable Document Format», «Formato de Documento Portátil».
¿A qué se debe la gran popularidad que ha alcanzado? Podemos decir que PDF forma parte de nuestras vidas, y esto es debido a que ofrece numerososas ventajas.
Ventajas del uso de PDF
- Mantiene el aspecto y la integridad de los documentos originales, ya que se basa en el modelo de imágenes PostScrip, manteniendo el formato de letra, diseño de página e imágenes.
- El resultado visual ó impreso es siempre el mismo.
- Ahorro considerable del espacio: al convertir cualquiera de nuestros documentos a PDF se reduce significativamente el tamaño, y por consiguiente se facilita el intercambio de los documentos.
- Nos permite la protección por contraseña para evitar su visualización, impresión ó modificación no autorizadas. Incluso podemos incluir firma digital.
- Posibilidad de insercción de formularios.
Cómo convertir tus documentos a PDF
PDFCreator es un programa de código abierto que hace posible la conversión a PDF.
Podéis descargar este útil software de forma gratuita desde http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/.
Este programa, transforma a PDF cualquier tipo de documento imprimible tales como DOC, DOCX, PPT, HTML, entre otros. Funciona con una impresora virtual. Al instalar el software en tu sistema y elegir la opción «Imprimir, bastará con elegir la opción «PDF Creator».
A continuación rellenaremos los campos que se nos solicitan con el título del documento, la fecha de creación, fecha de modificación, autor, asunto y palabras clave (lo que posteriormente podrá ayudarnos en la recuperación de documentos) y elegiremos la ubicación donde queremos que se genere. Pulsamos el botón «Guardar».
Cómo proteger con contraseña tus PDF
Antes de elegir la opción «Guardar», accederemos al botón «Opciones«. En la ventana que se nos muestra, seleccionaremos en el panel de la izquierda «Formatos«.
Tal y como se observa, aparecen 6 pestañas, que nos permiten realizar los cambios a nuestro documento. Accederemos a «Seguridad» y marcamos «Utilizar seguridad«.
Posteriormente procederemos a elegir el nivel de cifrado, el tipo de contraseña (puede ser requerida para abrir el documento o contraseña para cambiar permisos y contraseñas).
Finalmente seleccionaremos las casillas que desemos en el apartado «Impedir al usuario«: Imprimir documento, modificar documento, copiar texto e imágenes y modificar comentarios.
Al pulsar el botón «Guardar»se nos solicitará la contraseña que deseemos introducir.
Y voilá, ¡Ya tenemos nuestro PDF protegido por contraseña, listo para ser compartido!
