Cómo crear, convertir y editar archivos pdf

Los archivos en formato PDF no se pueden modificar ¿o sí se puede?

No siempre es sencillo modificar archivos PDF. A veces agradecerías poder trabajar en un PDF igual que lo haces en  otros formatos editables, como por ejemplo en un documento de word o de excel, y poder copiar y pegar un fragmento, añadir o eliminar texto, actualizar los datos de una tabla, añadir imágenes o números de página…, de forma sencilla y sí, sí que se puede.

Y a todo esto ¿Qué es un pdf?

PDF (Portable Document Format) es un formato de almacenamiento de documentos digitales, desarrollado por la empresa Adobe Systems.

Es el formato de archivo más popular para compartir información por su sencillez y las ventajas que presenta frente a otros formatos:

• Es compatible con cualquiera de los dispositivos que utilizamos cada día: puedes abrirlo tanto en un PC, como en un smartphone o en una tablet sin que se altere su composición original.
• Mantiene inalterable su diseño: cuando envías un documento en PDF a otra persona, el texto, las imágenes, las tablas, etc. se mantienen tal y como las maquetaste, independientemente del dispositivo o del programa que utilice la otra persona para verlo.

Pero además de estas características propias del PDF, todavía le puedes sacar más provecho y darle mayor versatilidad si sabes cómo…

• Convertir tu documento pdf en un documento seguro: puedes bloquear la apertura de un PDF para evitar que lo vea alguien que no quieras, o proteger con contraseña la edición de su contenido.
• Convertir un pdf a otros formatos: a word, excel, jpg, ppt,… o revertir el proceso para convertir un documento word, excel, jpg o ppt a pdf.
• Editar un documento pdf para agregar texto, formas, anotaciones, tu firma, números de páginas, etc.
• Unir dos o más archivos pdf en un solo documento o dividir un documento pdf y guardar los grupos de páginas como pdf separados.
• Comprimir para reducir su peso y hacer el documento más manejable por si quieres enviarlo por correo electrónico, por ejemplo.

¿Cómo se puede crear o editar un documento pdf?

Existen dos formas de crear o convertir un archivo PDF:

1.- Que el propio programa o aplicación con la que estás trabajando (word, excel, libreoffice, google doc, etc.), tenga la opción de convertir o editar automáticamente un archivo PDF.

2.- Que los programas que utilizas normalmente no tengan la opción de crear, convertir o editar PDF y entonces tendrás que buscar en internet alguno de los conversores de pdf que existen.

¿Qué programas existen para convertir o editar documentos PDF?

Existen programas de todo tipo: de pago o gratuitos, con o sin necesidad de registro, para descargar al ordenador o acceder online, con resultados de mejor o peor calidad; unos ofrecen las funcionalidades básicas y con otros se pueden hacer casi todas las conversiones y ediciones mencionadas anteriormente, y más.

Y ahora sin más, vamos con la práctica

Ponte en situación:

Te gusta convertir un documento de word a pdf, porque no se altera su contenido y queda mejor; algunas veces cuando tienes que revisar un documento en pdf piensas que estaría muy bien poder convertirlo a word o a excel, para ahorrar tiempo en su edición;  preparas una presentación en PowerPoint para utilizar en clase, que te queda tan chula, pero luego te parece que para compartirla con otras personas sería más manejable en pdf; y ¿qué me dices del trabajo fin de curso que tienes en pdf, lo magníficamente bien que te quedaría en formato presentación?. Y así te pasas el día, planteando un problema y buscando la solución.

Para ayudarte a decidir hemos buscado por internet conversores y editores de PDF que son capaces de hacer todos esos cambios y muchos más, hemos encontrado bastantes y probado algunos.  Pero como no podemos analizarlos todos en un solo artículo vamos a ver en profundidad smallpdf, uno de los que más nos ha gustado por su sencillez y por la cantidad de posibilidades que ofrece para convertir, editar y proteger documentos pdf.

Probando Smallpdf

Smallpdf ofrece una plataforma versátil, ágil y sencilla cuyo objetivo es simplificar el trabajo con documentos digitales. Dispone de 21 herramientas gratuitas para convertir y editar archivos PDF, funciona en cualquier dispositivo y se puede acceder online, desde un ordenador o a través de la app móvil.

Características principales de smallpdf:

• Cuenta con 21 herramientas PDF gratuitas para convertir documentos de un formato a otro, editar, unir, separar, comprimir, firmar, bloquear y proteger PDFs. Son fáciles de usar y se caracterizan por tener una interfaz sencilla de arrastrar y soltar.
• Es compatible con todas las plataformas como Mac, Windows o Linux. Smallpdf funciona también desde iPad y dispositivos móviles, por lo que se puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• No es necesario registrarse. Puedes utilizar las herramientas, simplemente accediendo a la web y eligiendo la herramienta que necesites.
• En su versión gratuita se puede acceder a todas las herramientas aunque con limitación de funcionalidades y tareas diarias.
• Cuenta con un plan Pro de pago que ofrece entre otras funciones el procesamiento de documentos ilimitados, atención al cliente y la posibilidad de descargar el software para trabajar off line.

Pero nada mejor que utilizar el programa para conocer cómo funciona y ver lo que nos puede ofrecer.

Smallpdf  en su versión gratuita  limita el uso del programa a dos tareas al día por lo que, para probar el funcionamieto de las principales herramientas, vamos a utilizar la prueba gratuita que da acceso a todas las funciones sin limitación de procesamiento de documentos durante 7 días. Después podremos decidir si continuamos con la versión de pago o cancelamos la suscripción.

A continuación vamos a probar algunas de las principales herramientas de Smallpdf:

¿Cómo comprimir un pdf?

Si necesitas reducir el peso de un archivo pdf, para poder enviarlo por email o almacenarlo sin que ocupe mucho espacio, puedes comprimirlo. Con smallpdf es una tarea muy sencilla, lo vemos con un ejemplo:

Tenemos un documento pdf que ocupa 37,6 MB y queremos reducir su tamaño sin que pierda información ni calidad.

1.- Accede a smallpdf.com y selecciona comprimir PDF

2.- Elige el archivo desde el almacenamiento de tu dispositivo o arrastra y suelta

3.- Selecciona el tipo de compresión que quieras: grande o básica.

En un instante, el archivo estará cargado. A continuación eliges el tipo de compresión que quieres realizar y en menos de medio minuto el archivo estará listo para descargar.

De forma rápida y sencilla el PDF se ha comprimido (de los 37 MB originales a 19 MB) sin que se aprecien diferencias en la calidad del texto y tampoco en las imágenes del PDF resultante.

Editar archivos PDFs

Tanto si eres estudiante como si estás trabajando, seguramente más de una vez has tenido la necesidad de editar un pdf: unir varios pdf en uno solo, separar un pdf muy grande en varios más pequeños, añadir números de páginas a un pdf que no los tiene, etc.

Entre las ventajas del formato PDF no se encuentra la de poder realizar cambios de manera instantánea, pero todas esas modificaciones se pueden llevar a cabo de manera sencilla y rápida si utilizas algún programa como Smallpdf.

¿Cómo unir dos o más documentos pdf en uno solo?

Imagina que has recopilado varios artículos en pdf para un trabajo que tienes que realizar y quieres unificarlos para tenerlos organizados. Con la herramienta “Unir PDF” podrás juntar todos los artículos que tratan de un tema en un solo archivo pdf, los que tratan sobre otro tema en otro documento pdf y así sucesivamente, siguiendo los siguientes pasos:

1. Accede a Smalpdf y selecciona “unir pdf”

2. Sube los archivos PDFs que quieras unir
Antes de combinar los PDFs puedes cambiar el modo de visualización (archivo o de página), añadir o eliminar archivos y arrastrar los documentos a derecha o izquierda para establecer el orden en el que quieras que aparezcan en el documento final.

3. El archivo está listo para descargar.
En este paso puedes descargar el PDF unificado y compartirlo por email o a través de un enlace y si quieres, previamente  puedes comprimir, editar, girar, convertir a otro formato, etc.

Todo el proceso se realiza de forma muy sencilla, intuitiva y rápida. Una herramienta realmente útil.

¿Cómo dividir o extraer páginas de un documento pdf?

Si la herramienta para unir PDFs nos parecía útil la que nos ofrece la posibilidad de separar un documento pdf grande, en varios más pequeños, todavía lo es más.

Por ejemplo, para un estudiante que necesariamente deba consultar un documento digitalizado en pdf con muchas páginas, desplazarse por el documento, para consultar una sección en concreto o un fragmento de texto determinado, se hace muy engorroso. En este caso poder dividir el documento en capítulos, facilitaría mucho su lectura. Con smallpdf eso es posible:

1. Accede a Smalpdf y selecciona “dividir pdf”

2. Sube el PDF que quieres separar y decide cómo lo quieres dividir
Puedes extraer sólo un capítulo, una o dos páginas, el índice, el glosario o si lo prefieres puedes dividir todo el documento por capítulos.

Como el documento que estamos utilizando en nuestro ejemplo tiene 628 páginas, la herramienta tarda un poco más de tiempo de lo habitual en descargar completamente todas las páginas. Por lo demás, ese es el único pero que se le puede poner, porque la forma de dividir en partes el documento es tan fácil como hacer clic en la página donde queremos hacer el primer corte y después continuar con los siguientes rangos de páginas. Cada rango se irá señalando de forma muy visual con el icono de una tijera y distintos colores.

3. Descargar los pdf separados
Los documentos en los que se ha separado el pdf original se descargan en formato comprimido .zip. También se pueden compartir por email o a través de un enlace.

Una vez descomprimido podrás utilizar cada documento por separado y habrás conseguido que la consulta del material que tienes que estudiar sea mucho más ágil.

¿Cómo Subrayar, resaltar, añadir imágenes en un PDF?

La herramienta de editar PDF resulta muy útil cuando se está trabajando o estudiando sobre un documento y se quiere añadir texto, hacer anotaciones, subrayar o resaltar algún elemento o añadir formas como elipses, flechas, etc.

El procedimiento es el mismo que en los casos vistos anteriormente:

1. seleccionar “editar PDF”,
2. elegir el documento PDF desde nuestro ordenador o arrastrar y soltar.
3. Hacer las anotaciones necesarias: subrayar, resaltar, escribir un texto, añadir formas o insertar imágenes. Todos los cambios se pueden deshacer o eliminar.
4. Por último puedes descargar el documento conservando todos los cambios realizados.

Conversión de formatos

La conversión de un archivo PDF a otros formatos no es nada fácil y para conseguirlo neceistas utilizar herramientas  de conversión.

Afortunadamente existen herramienta como las de  Smallpdf que te permiten  convertir un documento PDF a otro formato editable y revertir el proceso después, de manera rápida y precisa:

• La conversión de PDF a word o Excel se realiza totalmente online sin necesidad de descargar ningún programa. Puedes realizar la conversión desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil, tablet) o a través del navegador que utilices habitualmente (Chrome, Firefox…).

¿Cómo convertir un PDF a word?

El proceso de conversión de un archivo PDF a word o excel es igual de sencillo que el que hemos seguido para probar las herramientas que hemos visto hasta ahora: simplemente tienes que acceder a Smallpdf y elegir la herramienta a utilizar en cada caso.

A continuación carga desde tu ordenador o arrastra y suelta el documento que quieres convertir y comprobarás que en un momento está listo para descargar en el formato elegido.

1. Accede a Smallpdf y selecciona convertir «word a pdf»

 2. Sube el archivo pdf y seleciona el tipo de conversión

3. Descarga el archivo PDF convertido a Word

Comprobarás que el resultado es un documento editable que conserva toda la infomación. Ahora podrás añadir párrafos, eliminar palabras o hacer los cambios que necesites.

¿Cómo convertir un PDF a Excel?

El proceso es el mismo que acabamos de ver:

1. Selecciona convertir «PDF a Excel»

2. Sube el archivo pdf y seleciona el tipo de conversión

3. Descarga el archivo PDF convertido a Excel

Comprobarás que, como en el caso anterior, el resultado es un documento editable que conserva toda la infomación y te permite modificar o eliminar el contenido de las tablas.

Por último, una vez que tengas convertido el documento podrás hacer todos los cambios que necesites y cuando hayas terminado de editar el documento Word o Excel puedes invertir el proceso y pasar de nuevo el archivo a PDF.

Smallpdf: Valoración global

Smalpdf es fundamentalmente un programa útil y muy sencillo de utilizar. Tiene tantas herramientas que podrás hacer casi cualquier cambio que necesites en los documentos pdf con los que trabajas y lo mejor de todo es que ahorrarás mucho tiempo.

A partir de ahora trabajar con documentos pdf ya no volverá a ser lo mismo que antes  ¡Afortunadamente!

Hasta aquí hemos dado un repaso a las principales herramientas de Smallpdf para editar o convertir PDFs, pero hay muchas más, todas ellas igual de fáciles de utilizar. Te animo a probarlas…

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