¿Cuál sería el papel que desempeñaría un auxiliar de biblioteca en el proceso de adquisición de material bibliográfico?
Cuando el personal técnico nos pase el listado de obras seleccionadas para su adquisición llevaremos a cabo el siguiente procedimiento, dependiendo de si la gestión de adquisición está automatizada o no:
– Si la biblioteca no tiene automatizada la gestión de adquisiciones:
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- Verificaremos los datos de la lista, completaremos los elementos bibliográficos necesarios para su pedido (autor, título, lugar de edición, editor y año de edición) y anotaremos datos prácticos como el precio y el número de ejemplares a pedir.
- Comprobaremos, consultando los catálogos, si ya existe la obra en el fondo de la biblioteca. Si existe, comprobaremos el estado de los ejemplares y consultaremos con el personal técnico la necesidad de pedir más. Si no se encuentra en el fondo comprobaremos los ficheros de pedidos por si se encontrara entre los ejemplares no recibidos o en los ya servidos.
- Si la selección de una obra tiene su origen en una desiderata, tendremos que notificar al usuario en qué situación se encuentra su demanda (pedido, servido, disponible).
- Por último comprobaremos si la obra se encuentra disponible en el mercado, elegiremos proveedor y redactaremos la orden o ficha de pedido.
- Redactaremos una ficha de pedido para cada una de las obras pedidas, incluyendo los datos necesarios para la identificación de la obra, los correspondientes al proveedor, número de ejemplares pedidos y fecha de petición.
- Enviaremos el original de la ficha de pedido al proveedor, guardaremos una copia en el fichero de pedidos remitidos (ordenado por orden alfabético de autores y a su vez por títulos) y otra copia en el fichero de proveedores (ordenado alfabéticamente).
- Cuando recibamos el pedido tenemos que comprobar, la integridad y la correspondencia del material y de los precios con la factura y las fichas de pedidos. A continuación pondremos en las fichas el número y fecha de la factura, colocaremos la ficha en el fichero de pedidos servidos y enviaremos una copia de la factura al departamento de contabilidad y otra al departamento técnico.
- Si encontramos alguna anomalía en el material haremos la correspondiente reclamación al proveedor y lo comunicaremos al departamento técnico por lo que pueda suponer de demora en la disponibilidad de la obra.
- Finalizados todos estos trámites, el material pasa al proceso técnico.
– En un sistema automatizado de adquisiciones:
El procedimiento de hacer un pedido en un sistema automatizado es, en definitiva, el mismo que se acaba de describir, con la diferencia de que todas las operaciones se agilizan enormemente. Por ejemplo:
- Permite comprobar en un momento el estado del material: sin enviar, generado, recibido, facturado, cancelado.
- Las fechas de pedido, recepción, reclamación, etc., se actualizan automáticamente.
- Permite la consulta del ejemplar en las bases de datos internas o externas, con la ventaja de evitar duplicar pedidos, o bien, si se va a pedir un ejemplar nuevo de un título ya existente, se puede capturar el registro para incluirlo en el pedido.
- Si el título pedido es una desiderata de un lector, automáticamente puede salir una carta notificándole la recepción y disponibilidad del material.
En definitiva, el módulo de adquisiciones de un sistema automatizado facilita la introducción de los datos una sola vez y permite, a través de los distintos ficheros (presupuestos, pedidos, proveedores, etc.), sacar estadísticas, llevar el control presupuestario, hacer reclamaciones, evaluaciones, etc.
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