La gestión de archivos se considera como un elemento crítico en la transparencia de los Órganos de Administración del Estado, permitiendo a los funcionarios y ciudadanos el acceso oportuno a la información contenida en los documentos de archivo.

El presente material ha sido elaborado en el marco del proyecto “Diagnóstico y Recomendación de Buenas Prácticas en Gestión Documental en Organismos Públicos”, financiado por el Banco Mundial, liderado por el Consejo para la Transparencia en un trabajo conjunto con la Comisión de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Archivo Nacional de Chile.

Estas guías están destinadas a fortalecer las competencias técnicas de los funcionarios de las instituciones del Estado que trabajan en archivos públicos.

Ortiz Castro, Patricia (2012). Guías técnicas. En Proyecto “Diagnóstico y Recomendación de Buenas Prácticas en Gestión Documental en Organismos Públicos”. Santiago de Chile: Consejo para la Transparencia de Chile. (www.educatransparencia.cl)

Guía nº 1

Consideraciones para la implementación de un Archivo Central en un Organismo público

CONTENIDO:

  • Objetivos y funciones de un Archivo Central.
  • Características institucionales de base para un Archivo Central.
  • Recursos necesarios en la implementación de un Archivo Central: Recursos humanos, recursos financieros,
  • Depósitos.
  • Áreas de trabajo.
  • Recursos tecnológicos.

Guía nº 2

Elementos para la Organización de documentos de Archivo

CONTENIDO:

  • Alcances y definiciones.
  • Diagnóstico documental.
  • Plan de organización de los documentos.
  • Organización documental: Clasificación y ordenación de los documentos, Tipos de clasificación, la instalación, el inventario documental.

Guía nº 3

Herramientas técnicas para el tratamiento de los documentos

CONTENIDO:

  • El cuadro de clasificación: Principios para su elaboración, Definiciones y organización de un cuadro de clasificación, Fondo documental, Subfondo, Series, Expediente.
  • Codificación: Aplicación del cuadro de clasificación
  • Tabla de Retención documental: Definición e importancia, Elaboración de la tabla de retención documental, Valores primarios de los archivos administrativos, Valores secundarios del archivo histórico, Selección y eliminación, Aplicación de las tablas de retención documental, Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental.

Guía nº 4

Procedimientos para la eliminación de documentos de Archivos

CONTENIDO:

  • Definición y objetivos.
  • Normativa vigente.
  • Etapas de la eliminación de documentos.
  • Instrucciones generales de la circular nº 28704.
  • Reglamentación interna de las fuerzas armadas en materia de eliminación de documentos de archivo.
  • Disposiciones acerca de documentos electrónicos.
  • Instrucciones generales del Consejo para la trasparencia.
  • Jurisprudencia en materia de eliminación de documentos.

Guía nº 5

Transferencia de documentos al Archivo Nacional

CONTENIDO:

  • Definición y objetivo.
  • Normativa vigente.
  • Establecimiento de plazos.
  • Procedimiento para la transferencia: Organización de los documentos, Identificación, Inventario, Conservación, Revisión y foliación, Encuadernación de los documentos, Embalaje de los documentos, Traslado de los documentos, Recepción de los documentos.
  • Condiciones legales del acceso.
  • Beneficios de las transferencias documentales.

Guía nº 6

Descripción de documentos de Archivo

CONTENIDO:

  • Descripción archivística: Regla de representación, Regla de recuperación de la información, Regla de imparcialidad.
  • La Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G): Estructura de la información, Áreas y elementos, Elementos obligatorios.
  • La norma ISAAR.
  • Normativas relacionadas a la descripción archivística.