En un archivo el cuadro de clasificación muestra las relaciones que hay entre los documentos e identifica las series documentales en el conjunto del fondo documental.
«El cuadro de clasificación se realiza para un fondo concreto, de modo que si en un archivo existen varios fondos, se elaborará un cuadro específico para cada uno de ellos, de acuerdo con el principio de procedencia». El cuadro de clasificación se desarrolla en los siguientes niveles básicos y sucesivos: Sección, Subsección y Serie.
Los principios que inspiran un cuadro de clasificación son:
- Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, es decir, todos los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad. Delimitando así el fondo queda fuera cualquier otro documento de procedencia ajena.
- Unicidad: El cuadro se concibe para clasificar toda la documentación con independencia de su cronología, desde la más antigua a la más reciente.
- Estabilidad: El cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, que perduran en el tiempo y permite una clasificación más segura y estable.
- Simplificación: Se desarrollarán las divisiones justas y precisas, fundamentales e ineludibles para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.
Fuente:
Cruz Mundet, José Ramón. «La organización del archivo: clasificación, ordenación e instalación» en Manual de archivística, 2003, pp 229-249.
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