NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS: ELEMENTOS PARA UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN MUSEOGRÁFICA
Por: Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales
Publicado en el año 1996
Resumen:
Informe final de la Comisión de Normalización Documental de Museos, que trabajó entre 1993 y 1996 en la redacción de una propuesta de organización de un sistema documental de museos, como base para el desarrollo de una herramienta automatizada de gestión museográfica. Este informe fue publicado en 1996. Contiene reflexiones sobre la documentación y la gestión museística, un modelo de organización, así como un análisis funcional y las prescripciones técnicas utilizadas para el posterior desarrollo del Sistema Integrado de Documentación y Gestión Museográfica Domus.
Tabla de contenidos
PRESENTACION
PRÓLOGO
INTRODUCCIÓN
DOCUMENTACIÓN Y MUSEOS
DESARROLLO DEL PROYECTO
Análisis y unificación de sistemas y procesos documentales
Determinación de la amplitud y estructura del sistema
Diseño de la aplicación informática.
Experiencia piloto en los Museos seleccionados
Extensión de la instalación de equipos informáticos
Instalación de sistemas de gestión de imagen
Conexión de los diversos centros
Desarrollo terminológico-documental
LA DOCUMENTACIÓN EN EL MUSEO
0. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
0.1. Áreas documentales
0.2. Esquema del tratamiento informático.
– Bases de datos. Esquema general
1. FONDOS MUSEOGRÁFICOS
1.1. Ingreso de fondos museográficos
1.1.1. Formas de ingreso
– Asignación
– Depósito
– Entradas temporales
– Nota sobre «formas de ingreso de fondos antiguos»
1.1.2. Preingresos/Entradas temporales
– Base de datos: Preingresos / Entradas temporales
– Fondos Museográficos. Preingreso. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
1.1.3. Ingreso en colecciones
1.1.4. Inscripción de las colecciones existentes
– Fondos Museográficos. Ingresos. Secuencia
– Fondos Museográficos. Entradas temporales. Secuencia
1.2. Registro de fondos museográficos
1.2.1. Registro de Colección Estable
1.2.2. Registro de Depósitos
1.3. Catalogación de Fondos Museográficos
– Base de datos: Catalogación Fondos Museográficos
– Fondos Museográficos. Catalogación. Relaciones
– Fondos museográficos. Catalogación. Secuencia
– Ejemplos de cumplimentación
2. FONDOS DOCUMENTALES
2.1. Ingreso de fondos documentales
2.2. Registro de fondos documentales
2.3. Catalogación de Fondos Documentales
– Base de datos: Catalogación de Fondos Documentales
– Fondos Documentales. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
3. FONDOS MUSEOGRAFICOS Y DOCUMENTALES (ELEMENTOS COMUNES) .
3.1. Conjuntos museográficos y documentales
– Base de datos: Conjuntos
– Conjuntos. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
– Conjuntos museográfico-documentales. Secuencia
3.2. Movimiento de fondos museográficos y documentales
3.1.1. Movimientos internos
3.2.2. Movimientos externos
3.2.3. Levantamiento temporal de depósitos
3.2.4. Movimiento conjunto de fondos museográficos y documentales
3.2.5. Bajas =Movimiento
– Base de datos: Movimiento de fondos
– Fondos Museográficos. Movimientos. Relaciones
– Fondos Museográficos. Movimientos. Secuencia
– Movimientos históricos de fondos museográficos/documentales. Secuencia
– Baja de fondos museográficos/documentales. Secuencia
– Ejemplos de cumplimentación
3.3. Conservación de fondos museográficos / documentales
– Base de datos: Conservación
– Conservación. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
3.4. Documentación Gráfica
– Base de datos: Documentación Gráfica
– Documentación Gráfica. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
3.5. Reproducciones
– Base de datos: Reproducciones
– Reproducciones. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
4. FONDOS BIBLIOGRÁFICOS
4.1. Ingreso de fondos bibliográficos
– Base de datos: Ingreso Fondos Bibliográficos
– Fondos Bibliográficos. Ingresos. Relaciones
– Fondos Bibliográficos. Ingresos. Secuencia
– Ejemplos de cumplimentación
4.2. Registro de fondos bibliográficos
– Base de datos: Kardex
– Fondos Bibliográficos. Kardex. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
4.3. Catalogación de fondos bibliográficos
– Base de datos: Catalogación Fondos Bibliográficos
– Fondos Bibliográficos. Catalogación. Relaciones
– Fondos bibliográficos. Catalogación. Secuencia
– Ejemplos de cumplimentación
4.4. Movimiento de fondos bibliográficos
– Base de datos: Movimientos Fondos Bibliográficos
– Fondos Bibliográficos. Movimiento. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
– Fondos Bibliográficos. Movimientos. Secuencia
– Base de datos: Lectores
– Lectores. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
4.5. Intercambio de fondos bibliográficos
– Base de datos: Intercambios
– Fondos Bibliográficos. Intercambio. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
5. ADMINISTRACION
5.1. Registros
5.1.1. Correspondencia
– Base de datos: Correspondencia
– Ejemplos de cumplimentación
5.1.2. Material inventariable
– Base de datos: Material inventariable
– Material inventariable. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
5.2. Archivo Administrativo
5.2.1. El Archivo
– Elementos del sistema archivístico
– Tipos de Archivo
5.2.2. El archivo del Museo
– Organización: Documentación actual
– Organización: Nota sobre fondos antiguos
– Transferencia de los documentos
– Base de datos: Archivo Administrativo
– Archivo Administrativo. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
5.3. Gestión económicoadministrativa
5.3.1. Personal
– Base de datos: Personal
– Personal. Esquema relacional
– Ejemplos de cumplimentación
– Base de datos: Incidencias de Personal
– Incidencias Personal. Esquema relacional
– Ejemplos de cumplimentación
5.3.2. Taquillas
– Base de datos: Taquillas
– Gestión de taquillas. Secuencia
– Gestión de taquillas. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
5.4. Directorio
– Base de datos: Directorio
– Directorio. Relaciones
– Ejemplos de cumplimentación
ÁREA DE SISTEMA
6. UTILIDADES DEL SISTEMA
6.1. Configuración inicial
6.2. Controles de acceso
– Base de datos: Usuarios
6.3. Tesauros, listas y tablas de control de términos
– Tesauros y listas establecidas
– Base de datos: Tesauros/Listas de control
– Ejemplos de cumplimentación
6.4. Impresión
7. GESTION DE IMÁGENES
ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN
8. CODIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
8.1. Nota sobre descripción de bases de datos
8.2. Normas de cumplimentación
8.2.1. Asignación de números de inventario: Recomendaciones
– Números de inventario:fondos museográficos
– Códigos de identificación: fondos documentales
– Números de registro: fondos bibliográficos
8.2.2. Dimensiones de fondos museográficos
8.2.3. Cronología: Dataciones absolutas
8.2.4. Transcripción de inscripciones
8.2.5. Nombres propios
8.3. Listas de controlde terminología
8.3.1. Acrónimos de museos (titularidad estatal)
8.3.2. Organigrama
8.3.3. Formas de ingreso de fondos
8.3.4. Signaturas topográficas
8.3.5. Tipos y unidades de medida
8.3.6. Tipos de movimiento de fondos
8.3.7. Estado de movimiento de fondos
8.3.8. Tipos de publicación
8.3.9. Formas de ingreso de tondos bibliográficos
8.3.10. Estados de ingreso de fondos bibliográficos
8.3.11. Periodicidad de publicaciones
8.3.12. Tipos de movimiento de fondos bibliográficos
8.3.13. Estados movimiento de publicaciones
8.3.14. Tipos intercambio de publicaciones
8.3.15/16/17/18. Tipos/soportes/formatos/sistemas técnicos documentales
8.3.19. Series documentales: Archivo Administrativo
8.3.20. Personal: Categorías laborales
8.3.21. Personal: Incidencias
8.3.22. Directorio: Relación con el Museo
8.3.23. Directorio: Tipos de envío de correspondencia
8.3.24. Sufijos de precisión para dataciones absolutas
ANEXOS
9. CASOS PRÁCTICOS
9.1. Expediente de ingreso con un solo objeto
9.2. Expediente de ingreso de un lote con varios objetos
9.3. Establecimiento de conjuntos museográfico-documentales
9.4. Expediente de movimiento de un objeto
9.5. Entrada temporal de fondos (con ingreso posterior en colección)
9.6. Catalogación de fondos antiguos
9.7. Ingreso y catalogación de fondos bibliográficos
9.8. Movimiento de fondos bibliográficos
9.9. Préstamo interbibliotecario
9.10. Intercambio de publicaciones
10. APÉNDICE TÉCNICO
11. CUADRO COMPARATIVO: BASES DE DATOS DE CATALOGACIÓN
12. BIBLIOGRAFÍA
