Indización documental
Nota de actualización: Esta entrada ha sido revisada y actualizada en abril de 2026
Según la norma ISO 5127:2017 (Information and documentation — Foundation and vocabulary), el vocabulario internacional de referencia para el campo de la información y la documentación, la indización es la representación del contenido de un documento mediante la selección de palabras extraídas de su contexto o mediante la atribución de términos pertenecientes a un lenguaje controlado.
La definición clásica que ha circulado en la literatura especializada —y que aparece en muchos temarios de oposiciones— procede de la norma ISO 5963:1985, donde se describía la indización como «la acción de describir o identificar un documento en relación con su contenido». Esta norma fue retirada en octubre de 2024 sin norma de reemplazo.
¿Qué vas a encontrar en este post?
¿En qué consiste el proceso de indización?
El proceso de indización consiste en extraer una serie de conceptos, representativos de los temas tratados en un documento, para utilizarlos después como puntos de acceso para la recuperación de esos documentos.
Este proceso requiere por parte del indizador, de un análisis intelectual previo de lectura, abstracción y síntesis, para posteriormente transformar los conceptos en términos de indización, con la ayuda de herramientas específicas como tesauros y sistemas de clasificación.
Etapas de la indización
La indización consta esencialmente en tres etapas, que tienden a solaparse en la práctica:
- Examen del documento y determinación de su contenido.
- Identificación y selección de los conceptos principales del contenido: Los que mejor describan el contenido en función del tipo de usuarios a los que va dirigido el documento.
- Selección de los términos de indización: El indizador deberá traducir los términos del lenguaje natural a términos de un lenguaje documental.
Principios de la indización
Especificidad: Capacidad de representar un concepto particular que se encuentra en el documento, por el término de indización más específico que lo represente. Por ejemplo,el arte de la pintura se indizara bajo “Pintura” y no por arte.
Exhaustividad: La exhaustividad esta relacionada con el número de conceptos que se tienen en cuenta, y que caracterizan el contenido íntegro de un documento. Relacionado con el concepto anterior, la exhaustividad implica sobre todo un número alto de descriptores.
Pertinencia: La pertinencia de un descriptor representa su grado de adecuación al concepto expresado en el texto original. Un buen descriptor debe ser siempre un punto de acceso preciso y responder a las expectativas de búsqueda del usuario.
Coherencia: En la indización este concepto se refiere al grado de concordancia entre indizadores. La coherencia depende del número de descriptores asignados, del vocabulario utilizado, la terminología del documento y en general, de la capacidad de conceptualización de los indizadores.
Factores que influyen en la calidad de la indización
Una indización de calidad es la que permite recuperar documentos útiles para el usuario que los necesita, e impide recuperar aquellos documentos que no lo son. Se trata en definitiva de lograr el equilibrio entre el acierto y la precisión.
La eficacia de una buena indización depende fundamentalmente de dos factores:
- La competencia del indizador: En qué medida entiende lo que el usuario necesita.
- La calidad de los instrumentos de indización: Deben permitir que las representaciones de los documentos almacenados en la base de datos reflejen de qué tratan esos documentos.
“En una situación ideal, los términos de indización asignados a un documento y el nivel de exhaustividad conseguido son idénticos con cualquier indizador. Para un mismo sistema de indización estos factores deben mantenerse relativamente estables en el tiempo. La coherencia es un factor importante en el comportamiento de un sistema de indización, en especial cuando la información se va a intercambiar entre diferentes centros de una red documental”(1)
Lancaster señala los siguientes factores que influyen en la calidad de la indización:
Factores relacionados con el indizador:
- Conocimiento del tema.
- Conocimiento de los usuarios y sus necesidades de información.
- Experiencia.
- Capacidad de concentración.
- Capacidad de lectura comprensiva.
- Capacidad de análisis y síntesis.
Factores relacionados con el vocabulario:
- Especificidad y sintaxis
- Ambigüedad o imprecisión
- Calidad del vocabulario de entrada
- Calidad de la estructura.
- Disponibilidad de instrumentos auxiliares afines
Factores relacionados con el documento:
- Contenido temático
- Lengua del documento.
- Complejidad.
- Extensión.
- Presentación del texto
- Presencia de elementos informativos:
. Título pertinente.
. Capítulos o epígrafes.
. Resumen.
Factores relacionados con el proceso:
- Tipo de indización
- Políticas de indización
- Productividad requerida
- Exhaustividad
Factores ambientales:
- Calefacción y refrigeración
- Iluminación
- Ruido
Fuente:
Acuña, C.F. (2014). Prácticas de indización y condensación en las bibliotecas de facultades de ingeniería argentinas. Trabajo final de grado. Universidad Nacional de la Plata. Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación En Memoria académica. Disponible en: https://www.memoria.fahce.unlp.edu.ar/tesis/te.921/te.921.pdf
Rubio Liniers, MaríaCruz. El Análisis documental:Indización y resumen en bases de Datos especializadas , 2004 [Preprint]. Disponible en: http://hdl.handle.net/10760/6015
(1) AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación). 1991. Documentación: Métodos para el análisis de documentos, determinación de su contenido y selección de los términos de indización. Madrid: La Asociación (UNE 50-121=ISO 5963) [Norma derogada]. Disponible en: https://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/1244
Hola, tengo una duda, en un test me preguntan que aunque las necesidades varíen, ¿en cuántos niveles se podría estructurar la indización? La solución pone 5. Yo sin embargo sólo encuentro tres niveles o etapas:
-Examen del documento y determinación de su contenido.
-Identificación y selección de los conceptos principales del contenido: Los que mejor describan el contenido en función del tipo de usuarios a los que va dirigido el documento.
-Selección de los términos de indización: El indizador deberá traducir los términos del lenguaje natural a términos de un lenguaje documental.
¿Me podrían ayudar?
Gracias
Hola Mónica, las que tu mencionas son las fases que se deben llevar a cabo al indizar un documento. Si te preguntan por niveles más bien se debe referir al grado de exhaustividad con la que se indiza. Busca información en ese sentido.
María Pinto señala estos tres niveles:
Nivel categórico: Lectura orientativa; lenguaje codificado e indización por materias.
Nivel superficial: Lectura global o extensiva; lenguaje libre e indización por unitérminos.
Nivel profundo: Lectura de investigación o analítica; lenguaje controlado e indización por descriptores.
Saludos.
En la tercera etapa de la indización, señala que es la selección de los términos de indización: El indizador deberá traducir los términos del lenguaje natural a términos de un lenguaje documental.
En este sentido si de un documento se seleccionan los términos de indización como traduzco estos a un lenguaje documental y en donde los puedo consultar. me es urgente una orientación.
Gracias.
Hola, Sandra.
Para traducir términos del lenguaje natural a un lenguaje documental debes seguir estos pasos:
– Identificar los conceptos clave: Analiza el documento y extrae las ideas principales.
– Buscar términos equivalentes en un tesauro: Un tesauro es un tipo de diccionario que relaciona sinónimos, términos más específicos y más generales. Al buscar tus términos en un tesauro, encontrarás los términos estandarizados que se utilizan en el lenguaje documental.
Verificar la pertinencia: Asegúrate de que el término seleccionado refleja el contenido del documento de manera precisa.
¿Dónde consultar los tesauros?
La elección del tesauro dependerá del área temática del documento. Existen tesauros especializados para campos muy específicos como la ingeniería, la economía, etc.
Para localizar el que necesitas busca en Internet, en bases de datos bibliográficas, en plataformas de indización, etc.
Si tienes acceso a una biblioteca universitaria lo mejor es que consultes al bibliotecario o bibliotecaria para que te ayude a encontrar el tesauro que necesitas.
¡Saludos!