Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene las normas y directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos en soporte digital auténticos, íntegros, fiables y disponibles a lo largo del tiempo.

En la Política están incluidos todos los procesos de gestión documental más relevantes, desde la captura del documento electrónico hasta su posible destrucción o conservación a largo plazo.

Gestión de documentos electrónicos: Definiciones

Metadatos

Un metadato es cualquier tipo de información en forma electrónica asociado a un documento o un expediente electrónico e independiente de su contenido.

La principal función de los metadatos es proporcionar información sobre las características del documento o expediente electrónico, su unidad productora y la función y procedimiento administrativo al que corresponden.

Los metadatos se pueden almacenar embebidos en el propio documento o en repositorios aparte, siempre que estos últimos garanticen la referencia exacta entre documento y metadato.

Expediente electrónico

Es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un expediente administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Un expediente electrónico puede además contener a su vez otros expedientes electrónicos.

SGDE

Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) es un sistema informático orientado al control, almacenamiento y gestión de los archivos de oficina.

  • Gestiona archivos y expedientes electrónicos durante su fase de actividad administrativa y permite su modificación.
  • Los usuarios del sistema controlan los procesos de gestión documental desarrollados en el mismo, así como la asignación de los metadatos mínimos obligatorios y complementarios necesarios.

SGDA

Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) es un sistema informático que garantiza un repositorio seguro para la gestión de documentos y expedientes electrónicos en las fases de archivo central, intermedio e histórico.

  • En las citadas fases las acciones de modificación y borrado quedan limitadas a casos excepcionales.
  • Los usuarios del SGDEA controlan procesos archivísticos más técnicos, como la conservación, valoración, eliminación, transferencia y asignación de determinados metadatos de gestión y conservación.

Captura

La captura es el proceso que marca la entrada de un documento electrónico en el sistema de gestión documental (SGDE) y le asigna un identificador único en el sistema. En el momento de la captura se le asignan los metadatos mínimos obligatorios para establecer una relación entre el documento, su creador y el contexto en que se produjo.

Registro

El registro consiste en la inscripción de una breve información descriptiva del documento para dejar constancia fehaciente de su entrada o salida en la unidad administrativa competente.

Se puede proceder al registro de los documentos antes, durante o después de su captura, sin que sea obligatorio registrar todos los documentos que se capturan en el SGDE/SDGEA

Digitalización

Consiste en la obtención de una imagen electrónica de un documento original en soporte no electrónico bajo unas condiciones que permitan asegurar la correspondencia fiel de ambos.

Sello de tiempo

El sello de tiempo es un mecanismo que permite probar de forma fehaciente que un conjunto de datos existió en un instante determinado y no ha sufrido modificaciones desde el mismo.

El sellado de tiempo cualificado garantiza la acreditación de la fecha y hora de realización de cualquier operación o transacción por medios electrónicos. Esta acreditación la proporciona  una autoridad de sellado de tiempo (TSA) que actúa como tercera parte de confianza y asegura la integridad de los datos así sellados.

Esta entrada es la respuesta a la pregunta semanal del Test mínimo: En la gestión de documentos electrónicos, al término “Sello de tiempo” ¿Qué definición le corresponde?–> Consulta las respuestas.