El diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura define Archivo como “el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas”.

Clases de Archivos

Los archivos pueden ser:

  • En función del organismo productor: archivos de la Administración Central, periférica, autonómica, local, judicial, etc.
  • En función del ámbito de sus fondos: archivos nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc.
  • En función de la personalidad jurídica de la institución productora: archivos públicos y privados.
  • En función del ciclo vital de los documentos: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos.

Constituyen el archivo todos los documentos: gráficos, textuales, fotográficos, sonoros, audiovisuales o informáticos que se generan o se reciben en cada órgano o unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, conservados y organizados de forma que sirvan como antecedente y testimonio de derechos y obligaciones y como fuente de información a la administración y a los ciudadanos.

A lo largo de su ciclo vital los documentos pasan por diferentes tipos de archivos (de oficina o gestión, centrales, intermedios e históricos), donde reciben el tratamiento adecuado a la etapa del ciclo en que se encuentran.

Tipos de documentos

El archivo de oficina o de gestión es el que reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa. Está formado por los documentos producidos y recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de sus funciones y actividades. Entre estos documentos cabe distinguir:

  • DOCUMENTO DE ARCHIVO

Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas. Los documentos de archivo son una fuente primaria de información, forman parte del trámite administrativo y se organizan en conjuntos o agrupaciones documentales, desde el documento simple, al expediente y la serie documental.

Ejemplos: Expedientes, dictámenes jurídicos, nóminas del personal, libros de registro de entrada, actas municipales, etc.

  • DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO

Los documentos de apoyo informativo, fuente de información secundaria, son los recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa, pero que no forman parte del trámite administrativo en sentido estricto.

Ejemplos: Textos legales, fotocopias de resoluciones, boletines, catálogos comerciales, listados de proveedores, dosieres informativos, revistas, etc.

Diferencias entre Documento de Archivo y Documentación de apoyo informativo

El primer paso a seguir en la organización del archivo es el de separar los documentos de archivo de aquellos que son documentos de apoyo informativo y que en la mayoría de los casos, se destruyen y no pasan al Archivo Central.

En el siguiente cuadro comparativo, editado por la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid, se detallan las características que diferencian al documento de Archivo de la Documentación de apoyo informativo:

Fuente:

  • Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
  • Ministerio de Defensa. Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural. Manual de organización de archivos de oficina.
  • Cuadro comparativo Documentos de Archivo, Documentación de apoyo informativo. Versión digital en la Biblioteca Virtual de la Comunidad de Madrid (www.madrid.org/publicamadrid)
Esta entrada es la respuesta a la pregunta semanal del Test mínimo: Identifica en la siguiente relación cuáles son documentos de archivo y cuál documentación de apoyo informativo.–> Consulta las respuestas.