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En el desarrollo de las colecciones, una buena planificación ayudará a establecer prioridades y determinar qué fondos se deben retirar de la colección para mantenerla en las mejores condiciones posibles y mejorar su calidad y accesibilidad.
Las Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas” publicadas por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte en  2002 establecen  que  “la biblioteca pública debe practicar la política de descarte de forma sistemática, procurando mantener el equilibrio y la calidad de la colección.”

Expurgo o descarte: “Operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la misma”.

Plan de expurgo
Antes de iniciar esta tarea se recomienda  elaborar un plan de expurgo que contemple como mínimo, los siguientes aspectos:
eliminar

  • Análisis de necesidades: razones, objeto y objetivos.
  • Estudio de viabilidad: problemas y prioridades.
  • Soluciones técnicas: ampliación y/o reestructuración del espacio, restauración, eliminación…
  • Criterios de expurgo : objetivos y subjetivos
  • Destino de los fondos objeto de expurgo
  • Evaluación del expurgo

 

Método CREW
Uno de los métodos para llevar a cabo el expurgo es el método de uso internacional CREW, denominado en Francia IOUPI. Este método aplica criterios específicos para cada área mediante el uso de una fórmula que consta de dos cifras y un acróstico:

    • La primera cifra indica la actualidad de la información contenida en el libro (número de años transcurridos desde la fecha del Depósito Legal).
    • La segunda cifra indica el número de años en los que la obra no se ha prestado.
    • El acróstico resulta de la presencia de factores negativos denominados IOUPI (Incorrecto, Ordinario, superficial, mediocre, Usado, deteriorado, Pasado, obsoleto, Inadecuado, que no se corresponde al fondo).

Los documentos en los que concurran todos o algunos de estos criterios son candidatos a su retirada. Si uno de los criterios no es aplicable a la disciplina en concreto se sustituye por una X.

Ejemplos de aplicación:

Área y/o tipo de material | Fórmula (año de publicación / años sin préstamos / IOUPI)
Matemáticas | 10 / 3 / IOUPI
Obras de referencia | 10 / X / IOUPI

La lectura de las fórmulas que se detallan en el ejemplo sería la siguiente:
10 / 3 / IOUPI: Candidatos a la eliminación todos los fondos de esta clasificación temática que tengan más de 10 años, cuyo último préstamo se remonte a 3 años atrás y aplique uno o más factores IOUPI.

10 / X / IOUPI: Las obras de referencia por lo general no son objeto de préstamo por lo que en la fórmula éste criterio no se tiene en cuenta y se sustituye por una X.


Fuente: Pautas para establecer una política de colecciones en una biblioteca pública. Consejo de Cooperación Bibliotecaria, 2010. http://hdl.handle.net/10421/5081