Recopilación de supuestos relacionados con la organización bibliotecaria y las tareas que el personal bibliotecario realiza en su trabajo diario en la biblioteca:

Actualmente se está implantando el sistema de identificación por radiofrecuencia para realizar los préstamos y devoluciones de libros en las bibliotecas. ¿Sabes en qué consiste este sistema?

Tus superiores te piden que prepares el material necesario para la selección, con vistas a la adquisición de fondos. ¿Qué tendrías que hacer?

¿Cómo actuarías ante un número monográfico de una revista a la que la biblioteca no está suscrita?

¿Cuál sería el papel que desempeñaría un auxiliar de biblioteca en el proceso de adquisición de material bibliográfico?

¿Qué harías si tras sellar un libro te das cuenta de que tiene un defecto importante?

¿Cómo actuarías en la recepción de un lote de libros a examen?

Mientras colocas los libros observas que algunos de ellos tienen las tapas rotas o le faltan algunas hojas, ¿qué debes hacer?

¿Cuál sería el papel del auxiliar de biblioteca en el proceso técnico de los fondos?

La biblioteca dispone de sistema antirrobo y este se activa ¿qué debes hacer?

Explicar el proceso técnico de una publicación periódica.

Durante un momento de gran actividad en el servicio de préstamo, un usuario solicita una información por teléfono ¿qué deberías hacer?

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Actualmente se está implantando el sistema de identificación por radiofrecuencia para realizar los préstamos y devoluciones de libros en las bibliotecas. ¿Sabes en qué consiste este sistema?

Sistema de identificación por radiofrecuencia Un ejemplo de aplicación en bibliotecas: Biblioteca pública Villa de Vallecas (Comunidad de Madrid) Ver vídeo

Tus superiores te piden que prepares el material necesario para la selección, con vistas a la adquisición de fondos. ¿Qué tendrías que hacer?

La selección es un proceso mediante el cual se decide qué documentos deben añadirse a la colección de una biblioteca. Normalmente, esta es una tarea que realiza el personal técnico siguiendo unos criterios establecidos y consultando unas fuentes determinadas:

- Criterios cuantitativos: siguiendo normas y recomendaciones de organismos nacionales e internacionales, como las de IFLA / UNESCO o las Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2002.

- Criterios cualitativos (teniendo en cuenta el prestigio del autor y la obra, relevancia para nuestros usuarios, características físicas del documento, etc.)

- Fuentes: Se pueden consultar bibliografías nacionales o regionales, bibliografías comerciales (catálogos de libreros, editores y distribuidores que incluyen el precio), también bibliografías críticas, catálogos de otras bibliotecas y reseñas críticas aparecidas en prensa. Por último hay que tener en cuenta las desideratas de los usuarios.

Por lo tanto, la labor de un auxiliar en este proceso estaría más encaminada a elaborar un listado de petición de libros confeccionado a partir de las desideratas de los usuarios y de las estadísticas de los libros más prestados. Consultaríamos los catálogos de la biblioteca para evitar duplicados inútiles y comprobaríamos también el estado físico de los documentos por si procede su sustitución.

Una vez recopilada esta información la pasaríamos al personal técnico para la toma de decisión de selección y adquisición de los documentos.

¿Cómo actuarías ante un número monográfico de una revista a la que la biblioteca no está suscrita?

El proceso técnico que debemos seguir para un número monográfico de una revista, comprado suelto y sin suscripción, será el mismo que daríamos a una monografía:

Registro en el libro de entrada, sellado, catalogación, tejuelado, magnetizado y colocación en su lugar correspondiente.

¿Cuál sería el papel que desempeñaría un auxiliar de biblioteca en el proceso de adquisición de material bibliográfico?

Cuando el personal técnico nos pase el listado de obras seleccionadas para su adquisición llevaremos a cabo el siguiente procedimiento, dependiendo de si la gestión de adquisición está automatizada o no:

- Si la biblioteca no tiene automatizada la gestión de adquisiciones:

• Verificaremos los datos de la lista, completaremos los elementos bibliográficos necesarios para su pedido (autor, título, lugar de edición, editor y año de edición) y anotaremos datos prácticos como el precio y el número de ejemplares a pedir.
• Comprobaremos, consultando los catálogos, si ya existe la obra en el fondo de la biblioteca. Si existe, comprobaremos el estado de los ejemplares y consultaremos con el personal técnico la necesidad de pedir más. Si no se encuentra en el fondo comprobaremos los ficheros de pedidos por si se encontrara entre los ejemplares no recibidos o en los ya servidos.
• Si la selección de una obra tiene su origen en una desiderata, tendremos que notificar al usuario en qué situación se encuentra su demanda (pedido, servido, disponible).
• Por último comprobaremos si la obra se encuentra disponible en el mercado, elegiremos proveedor y redactaremos la orden o ficha de pedido.
• Redactaremos una ficha de pedido para cada una de las obras pedidas, incluyendo los datos necesarios para la identificación de la obra, los correspondientes al proveedor, número de ejemplares pedidos y fecha de petición.
• Enviaremos el original de la ficha de pedido al proveedor, guardaremos una copia en el fichero de pedidos remitidos (ordenado por orden alfabético de autores y a su vez por títulos) y otra copia en el fichero de proveedores (ordenado alfabéticamente).
• Cuando recibamos el pedido tenemos que comprobar, la integridad y la correspondencia del material y de los precios con la factura y las fichas de pedidos. A continuación pondremos en las fichas el número y fecha de la factura, colocaremos la ficha en el fichero de pedidos servidos y enviaremos una copia de la factura al departamento de contabilidad y otra al departamento técnico.
• Si encontramos alguna anomalía en el material haremos la correspondiente reclamación al proveedor y lo comunicaremos al departamento técnico por lo que pueda suponer de demora en la disponibilidad de la obra.
• Finalizados todos estos trámites, el material pasa al proceso técnico.

- En un sistema automatizado de adquisiciones:

El procedimiento de hacer un pedido en un sistema automatizado es, en definitiva, el mismo que se acaba de describir, con la diferencia de que todas las operaciones se agilizan enormemente. Por ejemplo:

• Permite comprobar en un momento el estado del material: sin enviar, generado, recibido, facturado, cancelado.
• Las fechas de pedido, recepción, reclamación, etc., se actualizan automáticamente.
• Permite la consulta del ejemplar en las bases de datos internas o externas, con la ventaja de evitar duplicar pedidos, o bien, si se va a pedir un ejemplar nuevo de un título ya existente, se puede capturar el registro para incluirlo en el pedido.
• Si el título pedido es una desiderata de un lector, automáticamente puede salir una carta notificándole la recepción y disponibilidad del material.

En definitiva, el módulo de adquisiciones de un sistema automatizado facilita la introducción de los datos una sola vez y permite, a través de los distintos ficheros (presupuestos, pedidos, proveedores, etc.), sacar estadísticas, llevar el control presupuestario, hacer reclamaciones, evaluaciones, etc.

¿Qué harías si tras sellar un libro te das cuenta de que tiene un defecto importante?

A parte de permitir probar la pertenencia de una obra a la biblioteca, el sellado, ayuda a verificar la paginación y comprobar los posibles fallos. A veces sucede que durante la encuadernación los cuadernillos se doblan, se omiten o están mal impresos, en cuyo caso los materiales deberán ser devueltos al proveedor, incluso, después de que los hayamos sellado. Por lo tanto, inutilizaremos el sello de la biblioteca, redactaremos una nota comunicando la incidencia y se lo devolveremos al proveedor para que proceda al cambio.

¿Cómo actuarías en la recepción de un lote de libros a examen?

Muchas librerías disponen de un servicio de Libros a examen enviando, en la periodicidad acordada con la biblioteca, las novedades recibidas en la librería para que la biblioteca pueda evaluarlas y tomar la decisión de seleccionarlas o no.

Estos lotes se reciben en la biblioteca con un albarán de entrega, sin factura. Al recepcionar el lote debemos firmar o sellar el albarán. Nos quedamos una copia del mismo, que utilizaremos para cotejar que las obras recibidas coinciden en identidad y número y que se encuentran en perfecto estado.

Finalmente entregamos la copia del albarán al personal administrativo y llevamos el material recibido al departamento técnico para su evaluación y posterior selección.

Mientras colocas los libros observas que algunos de ellos tienen las tapas rotas o le faltan algunas hojas, ¿qué debes hacer?

Si el deterioro del libro es tal, que requiere de una restauración importante, consultaremos con el personal técnico o directivo, para valorar si compensa enviar a restaurar el ejemplar o por el contrario se decide el expurgo. Normalmente, salvo que se trate de un ejemplar único o valioso, resulta más rentable adquirir ejemplares nuevos que restaurar el dañado.

Si la decisión es el expurgo, tendremos que dar de baja el ejemplar en el libro de registro de entrada y retirar las fichas o anular el número de registro o de ejemplar, de todos aquellos catálogos donde estuviera representado.

Si el deterioro del ejemplar fuera superficial, nosotros mismos podemos llevar a cabo la restauración, pegando las tapas, señalando en la portada el número de páginas faltantes, etc.

¿Cuál sería el papel del auxiliar de biblioteca en el proceso técnico de los fondos?

Recibe el nombre de proceso o tratamiento técnico, el conjunto de operaciones que hay que realizar desde que entran en la biblioteca los materiales que componen su fondo, hasta que quedan a disposición de los usuarios:

- Inscripción en el libro de registro de entrada de todos y cada uno de los documentos adquiridos por la biblioteca. Mediante esta operación, una publicación pasa a ser propiedad de la biblioteca.

El libro de registro constituye un verdadero inventario de los fondos y en él hay que anotar todas las altas y bajas de los ejemplares. Los datos a anotar serán:

• Datos para la identificación bibliográfica de la publicación (autor, título, lugar de edición, editor y año)
• Datos estadísticos (número de volúmenes de que consta la obra, fecha de ingreso)
• Datos relacionados con la adquisición (precio, forma de adquisición, proveedor, etc.)
• Datos relacionados con la historia de la publicación (observaciones)
• Número de identidad o registro de entrada (será distinto para cada ejemplar de una misma obra y el mismo, para una obra publicada en varios volúmenes)

El número de registro se anotará después, por regla general, en el ángulo superior izquierdo de la portada del documento.

Los materiales especiales suelen contar con un libro de registro propio. Las publicaciones periódicas requieren un tipo de registro especial, normalmente en forma de fichero de tipo cardex.

• Sellado, esta operación declara formalmente la propiedad del material por parte de la biblioteca y ayuda a verificar la paginación.

  El sellado consiste en la estampación de un sello, en tinta o en seco, de la marca de identificación de la biblioteca. Este sello se colocará en la página del título, así como en cada cierto número de páginas, previamente determinado por la biblioteca.

• Catalogación. Describir cada obra en sus partes esenciales, para una mejor identificación y recuperación, es tarea del Ayudante de biblioteca por lo que, una vez sellado, pasaremos el ejemplar al personal técnico para su catalogación.

  Una vez catalogado el ejemplar y confeccionada su signatura topográfica (notación CDU + tres primeras letras del encabezamiento principal en mayúsculas + tres primeras letras del título en minúsculas) se le entrega nuevamente al auxiliar para completar el proceso.

• Tejuelar: Esta operación consiste en escribir la signatura topográfica en el tejuelo, normalmente en horizontal, salvo que sea más larga que el tejuelo y haya que rotularla en vertical, para que se pueda leer completamente al colocar en los estantes.

  Pegaremos después el tejuelo en la parte inferior del lomo del documento y escribiremos la signatura en la parte superior derecha de la portada del libro.

• Preparación del documento para el préstamo. Las operaciones a realizar variarán dependiendo de si la biblioteca cuenta con un sistema de préstamo automatizado o no.

  En un sistema de préstamo no automatizado la preparación de los ejemplares es más compleja, por ejemplo, colocar un bolsillo de préstamo en el verso de la primera guarda, rellenar la ficha del documento para el préstamo con los datos de identificación del ejemplar e introducirla en el bolsillo de préstamo, pegar la hoja de vencimientos de préstamos en el recto de la primera hoja de guarda, etc.

  En un contexto de préstamo automatizado la preparación es mucho más sencilla, ya que nos limitaríamos a adherir en el documento una etiqueta con el código de barras y el número de ejemplar correspondiente a dicho documento.

• Magnetizado. Sólo si la biblioteca cuenta con sistema de alarma para evitar el hurto de los documentos. Algunas veces es el propio encuadernador el que coloca la banda magnética, lo que hace más difícil su localización. Estas bandas pueden ser de dos tipos: las que se pueden desmagnetizar, que se colocan en los documentos que se prestan; las que no se pueden desmagnetizar y que se incorporan al material que no se presta.

Concluida esta operación, finaliza el proceso técnico y los materiales están listos para colocar en su lugar correspondiente, quedando a disposición de los usuarios.

La biblioteca dispone de sistema antirrobo y este se activa ¿qué debes hacer?

Si la alarma se ha activado cuando intentaba pasar un usuario que acaba de utilizar el servicio de préstamo comprobaremos que todos los documentos que se lleva se corresponden con los que le acabamos de prestar. Si fuera así volveremos a desmagnetizar todos los documentos y comprobaremos que esta vez la alarma no se activa.

Si el control antirrobo suena y comprobamos que un usuario intenta robar un libro, le diremos que debe esperar a que avisemos al personal directivo para que resuelva al respecto. Procuraremos llevar a cabo esta acción con discreción para no alterar el orden en la sala.

Explicar el proceso técnico de una publicación periódica.

Las publicaciones periódicas requieren un tipo de registro especial, normalmente en forma de fichero del tipo cardex:

Las fichas de control de llegada de publicaciones periódicas contienen dos partes:

• Primera parte, en la que anotaremos los datos generales de la publicación (título, lugar de edición, editor, procedencia, periodicidad y año de entrada)
• Segunda parte, formada por una cuadrícula, en la que iremos registrando la entrada de cada número de la publicación conforme se reciban. Deberemos anotar también cualquier variación que se produzca en la publicación, respecto del título, periodicidad, precio, etc.

Las publicaciones periódicas no llevan número de registro de entrada, pero sí el del lugar que la publicación ocupa en el depósito (número Currens). Debemos anotarlo en la ficha de control, al lado del título de la publicación y en cada número recibido.

La gestión de las publicaciones periódicas dependerá de si está automatizada o no:

• En un contexto no automatizado, deberemos encargarnos de controlar los números que están pendientes de recibir, redactando las correspondientes reclamaciones o haciendo esta gestión a través del teléfono.
• En un sistema automatizado, la gestión está enfocada principalmente a la recepción de las publicaciones periódicas. Permite el control de los números recibidos, la posibilidad de crear bloques completos de números atrasados, definir modelos de periodicidad, crear colecciones y cronologías, generar listados, estadísticas y cartas, etc.

Una vez recepcionadas, las publicaciones se sellan, se magnetizan y se colocan en su lugar correspondiente, retirando el ejemplar anterior. Los ejemplares que retiramos del expositor se guardan en cajas, que estarán identificadas con una etiqueta donde anotaremos los datos de cada uno de los ejemplares que guardemos. Dependiendo del espacio de que disponga la biblioteca estas cajas permanecerán un tiempo en la sala de publicaciones periódicas o estarán ubicadas desde un principio en el depósito.

Durante un momento de gran actividad en el servicio de préstamo, un usuario solicita una información por teléfono ¿qué deberías hacer?

Si se trata de una pregunta de información general o de respuesta rápida, cuya resolución no requiera de mucho tiempo, podríamos contestarla en el momento.

Si la resolución de la pregunta requiriese más tiempo porque necesitáramos consultar algún material deberíamos disculparnos por no poder atenderle en ese momento y pedirle que nos llamara más tarde, o bien, que nos facilite su número de teléfono para llamarle nosotros.

Si la biblioteca cuenta con servicio de referencia e información bibliográfica podríamos derivar la llamada a la persona que atiende este servicio.