1. ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS

ANÁLISIS DOCUMENTAL

Conjunto de operaciones destinadas a representar la forma y el contenido de un documento para facilitar su consulta o recuperación. El análisis que se efectúa sobre el soporte del documento será el análisis externo y el que se ocupa del contenido, el análisis interno:

Descripción Bibliográfica o descripción documental

Es la operación encargada de escoger todos aquellos elementos que posibiliten la identificación precisa y formal de cada documento en una colección determinada. Este proceso se compone de varias etapas (1) :

• Examen previo del documento para conocerlo.
• Determinar el tipo de documento para saber las normas que hay que aplicar.
• Decidir el nivel de descripción que se va a utilizar.
• Identificar los elementos que interesen del documento siguiendo el orden de áreas que indican las normas.
• Transcribir los datos con exactitud.
• Trasladar dichos datos al soporte documental elegido, donde se completan con la catalogación.

Asiento Bibliográfico

Es el producto secundario resultante del análisis formal del documento. Se trata del conjunto de datos mínimos indispensables de un documento, expresados en palabras y dispuestos en un orden riguroso. El soporte que se ha venido utilizando desde principios del siglo XX para almacenar estos datos es la ficha normalizada (7,5x12,5).

PARTES DE UNA FICHA

	Signatura Topográfica ENCABEZAMIENTO DESCRIPCIÓN BIBLIOGRAFICA Registro de Entradas secundarias CDU Nº de Registro

Signatura Topográfica: Ubicación del documento en el estante

ENCABEZAMIENTO: Punto de acceso: autor, título o materia

DESCRIPCIÓN BIBLIOGRAFICA: Aquí se registran los elementos del asiento bibliográfico: título, autor, editor, etc.)

Registro de Entradas secundarias: Distintos puntos de acceso por los que localizar un documento en los distintos catálogos

CDU: Clasificación Decimal Universal

Nº de Registro: Número de orden del documento en el registro de entrada al centro

Catalogación

Es el proceso por el que se transfieren, siguiendo unas determinadas reglas, los datos técnicos de un documento a un soporte documental. Su fin es facilitar la identificación física de los documentos y su producto final, el catálogo. Se centra en dos fases fundamentales:

• Estudio y observación de los datos del documento para determinar su punto de acceso y concretar la forma del encabezamiento.
• Tareas de confección del catálogo (reproducción de fichas secundarias, ordenación, mantenimiento y actualización del catálogo).

Catálogo

Es el conjunto ordenado de asientos bibliográficos de los documentos de una colección. Su finalidad es la de organizar la colección para hacer posible la recuperación de la información contenida en ella. Es la memoria de la biblioteca.

Indización

Es la técnica del tratamiento documental utilizada para describir la materia o contenido de los documentos, mediante un número dado de términos que representan las características de dicha materia. Su finalidad es la de permitir una búsqueda eficaz de las informaciones contenidas en un fondo documental.

Fases del proceso de indización:

• Familiarizarse con el contenido o materia del documento.
• Analizar qué materias representan el tema principal del documento.
• Seleccionar los términos que representarán, sin ambigüedad, el contenido del documento.

Resumen

Técnica documental mediante la cual se representa de una forma concisa y abreviada el contenido de un documento. Su finalidad es ayudar al usuario a tomar la decisión de consultar o no, el documento original.

Normalización

La norma es el resultado de la elaboración de un trabajo colectivo razonado, donde se fijan las reglas que deben seguirse para realizar una operación o actividad.

En el campo de la documentación la normalización permite simplificar y racionalizar los métodos de trabajo, así como unificar los productos.

La catalogación debe ajustarse a los principios de uniformidad, unificación e identificación, de manera que la descripción de los documentos se presente en la misma forma y orden, así como ajustadas al mismo formato, unificando las distintas fuentes donde obtener los datos dentro del documento, y el lenguaje a utilizar para la descripción de los diferentes elementos, evitando ambigüedades.

En este sentido, distintas instituciones y organismos internacionales (FID, UNESCO, ISO, etc.) han emitido normas relativas al vocabulario, terminología, formatos, etc.:

• Las fichas de los catálogos
• MARC: El formato normalizado de intercambio internacional de datos bibliográficos legibles por ordenador.
• ISBD: Normas para la descripción bibliográfica de los diferentes tipos de materiales.
• AACR2: Reglas de Catalogación angloamericanas que adoptaron e incorporaron la norma ISBD. Esta norma da prioridad a la descripción de los documentos, para a continuación elegir los puntos de acceso, seleccionar la forma apropiada de encabezamiento y elaborar las fichas secundarias y de referencia necesarias.
• Reglas de Catalogación Españolas, basadas en las AACR2, recogen las normas de descripción bibliográfica y las completan con el estudio de los puntos de acceso de los asientos bibliográficos y con las instrucciones para confeccionar los registros de fichas secundarias.