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¿Cómo lograr que Evernote sea tu herramienta documental más eficaz?

Hace unas semanas hablaba a cerca del riesgo de acabar consumida por la información…  afortunadamente nada grave ha sucedido :)
Poner remedio a mi caos documental ha sido labor pesada pero simple, sólo había que elegir la herramienta adecuada, pararse a planificar, organizar y por último disciplinarse en seguir rutinas que hicieran más eficiente el trabajo.
El resultado ha merecido la pena y como quizás esto pueda “salvar alguna vida más que la mía” comparto contigo lo aprendido.

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¿CÓMO LOGRAR QUE EVERNOTE SEA TU  HERRAMIENTA DOCUMENTAL MÁS EFICAZ?

La decisión de utilizar Evernote como aplicación principal para recolectar, seleccionar, guardar y en definitiva gestionar toda la información que utilizo cada día, tanto en mi actividad personal como profesional, se fundamenta sobre todo en su sencillez y versatilidad.

Evernote es como una caja en la que cabe casi todo aunque, como cualquier otra aplicación, no trabaja sola, te necesita a ti para que todo su potencial se convierta en algo realmente útil.

Por propia experiencia, para no lamentarse de tener que organizar y reorganizar constantemente y para conseguir que todo lo guardado esté junto, pero no revuelto es necesario seguir un método:

SINCRONIZAR
El primer paso será registrarse e instalar el programa en todos los dispositivos que utilicemos: ordenador de sobremesa, portátil, tableta, etc.  A partir de aquí toda la información estará siempre sincronizada en todos los dispositivos y podremos consultarla o editarla con conexión o sin conexión a Internet y en cualquier lugar.

COPIAS DE SEGURIDAD
Utilizar Evernote como aplicación principal supone que toda la información estará en un solo lugar por lo que conviene mantener copias de seguridad en otras aplicaciones o soportes, al menos de aquellos documentos originales más importantes (ya sabes “prevenir mejor que curar”).

ORGANIZAR PARA RECUPERAR
Evernote permite recuperar la información por las palabras contenidas en las notas o en archivos adjuntos, por libretas, etiquetas y otros criterios como el título, el asunto, notas compartidas, etc. Si además organizamos y establecemos una clasificación coherente localizar aquello que buscamos será tarea sencilla.

  • Libretas y Etiquetas

Las libretas representan una primera clasificación para agrupar la información por actividades. Crear pocas libretas pero bien definidas resulta más eficiente que hacer una clasificación muy compleja, llena de subdivisiones.

Las etiquetas identifican el contenido y facilitan su localización. Crear etiquetas predefinidas para agrupar información de similares características hace más sencilla la tarea de etiquetar y posteriormente recuperar. En mi caso he creado etiquetas predefinidas que responden a las siguientes preguntas sobre el contenido de las notas:

  • ¿Dónde está guardada la información? (el lugar o aplicación dónde guardo la copia del documento original)
  • ¿Qué clase de información contiene? (artículo, libro de papel, libro en pdf, sitio web, etc)
  • ¿En qué situación se encuentra? (pendiente de utilizar o leer, leyendo, guardado, prestado…)
  • ¿Cuál es su temática?

Por último una vez creadas las libretas y predefinidas las etiquetas, establecer una secuencia de trabajo y crear el hábito de seguir ese método en la creación o captura de cada nota, ahorra tiempo y agiliza la localización posterior de la información guardada.

Puedes acceder desde aquí al esquema de la clasificación que yo he establecido, por si te sirve de inspiración:  Evernote, un ejemplo de organización.

¿CÓMO CREAR, CAPTURAR Y EDITAR CONTENIDO?

ALGUNAS APLICACIONES DE EVERNOTE

Sitios web: capturo la información de las páginas web que me interesan y ya no me preocupa que el sitio cambie de ubicación, modifique su URL o simplemente desaparezca ¡La información capturada permanecerá en Evernote mientras yo la necesite!

Añadir y editar documentos: puedo adjuntar archivos a mis notas en los formatos más variados: vídeos, audio, imagen, PDF, Word… y además abrir, leer o editar una nota o un documento y continuar en otro momento sin que los cambios desaparezcan, aunque el dispositivo de consulta sea distinto.

Compartir en Redes sociales: Mientras consulto twitter o facebook capturar y guardar twitts al vuelo o mensajes de facebook para leerlos más tarde es tan sencillo como hacer clic. Y a la inversa también es posible: compartir una nota en twitter, facebook, Linkedin o por email es sencillo y rápido.

Capturar mensajes de correo electrónico: a veces utilizo esta opción cuando el mensaje que entra en mi email contiene información realmente importante que quiero tener a mano. Si más tarde quiero responder bastará con hacer clic en el vínculo del mensaje y al instante se abre en la bandeja de mi correo sin tener que utilizar ninguna otra aplicación.

Crear una colección de reseñas capturadas desde Internet como sugerencias de próximas lecturas o escribir las tuyas propias de los libros leídos; tener la colección siempre a mano para recomendar a un amigo, para comprar en la librería o localizar los libros en una biblioteca; Poder distinguir entre libros pendientes de leer , de comprar o aquellos que ya has leído; saber si se trata de libros de papel o ebooks, si están guardados en el ordenador, colocados en la estantería o si están prestados…

Y si tu imaginación va más allá es muy probable que con evernote sea posible conseguir aquello que necesitas.

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3 Responses to “¿Cómo lograr que Evernote sea tu herramienta documental más eficaz?”

  1. Mare_Chantraine dice:

    Buenos días Lía, excelente post, es como si me leyeras la mente. Te cuento, tengo instalado el office y la aplicación OneNote, la verdad es que nunca la había utilizado y ni sabía cómo hacerlo, hasta que dí con un blog en el que hablaban maravillas sobre su utilidad. La verdad es que para mí ha sido un descubrimiento, lo mismo que con Evernote. Ambas son herramientas potentísimas que permiten el uso de otros recursos multimedia: adjuntar grabaciones de audio, imágenes, páginas web, archivos y documentos, para que nuestras notas sean completísimas, y enriquecidas, como muy bien indicas en tu post, respecto a Evernote.
    Ambas aplicaciones son poderosas:
    – Evernote es gratis y se caracteriza por la gran variedad de clientes para distintos sistemas operativos y dispositivos (iOS, Android, Blackberry, Windows Phone y WebOS, también para Mac OS X, Windows, y la interfaz táctil de Windows 8; y como extensión para Safari, Chrome, y Firefox).
    – OneNote es una aplicación de office, y es de pago, está integrada a SkyDrive y a Outlook, con clientes para Windows Phone, iOS y Android, y por supuesto para Windows.
    En cuanto a la cantidad de información que pueden manejar, OneNote al ser de pago permite un volumen superior (7GB), mientras que Evernote permite 60(MB).
    Ahora experimento con algunos programitas libres para evitar la infoxicación. Sin duda, evitar la duplicación de archivos. Parece mentira pero somos seres que estamos condenados a repetir las mismas acciones, y a duplicar hasta la saciedad lo que nos interesa, a veces para que nos queden bien guardados y no se pierdan (basta con una copia, no cinco…), y otras por olvido. Bueno, en definitiva, se tratan de programas que buscan los duplicados y nos da la opción de eliminarlos, mientras que otros teniendo en cuenta determinadas etiquetas nos permiten ordenan archivos y carpetas.
    La infoxicación es para mí como una alergia, cada primavera cuando veo todo lo que tengo acumulado, me pongo enferma, jajajaaj.
    Gracias Lía por contribuir a ordenar el caos informativo.

    • Hola Mare,
      Muy bueno tu comentario. La información que aportas completa el post y sirve para que quién sienta curiosidad investigue por otros mundos fuera de Evernote :)
      Las copias de seguridad son importantes cuando tienes la información por la nube pero tienes razón con lo de duplicar la información sin necesidad. Creo que tenemos que aprender a seleccionar (no todo vale) y perder el miedo a no guardar. Yo hace un tiempo que tomé la decisión de guardar sólo aquellos documentos que me interesan de verdad y que localizo en sitios que son propensos a cambiar las cosas de sitio o aquellos que hoy están pero mañana quién sabe. Los documentos que localizo en sitios de fiar como repositorios (E-Lis, Base…) o bibliotecas digitales, esos los dejo donde están y sólo capturo y guardo la referencia y el enlace permanente, para ir directo cuando los quiero consultar.
      Saludos y un abrazo.

  2. Mare_Chantraine dice:

    Hola de nuevo Lía, tienes mucha razón. Si te das cuenta hace unos añitos nos volvíamos locos imprimiendo y escaneando, al final miles de folios amontonados, para por si…Hoy con las nuevas TIC’s lo que hacemos es lo mismo, pero amontonando archivos y carpetas en los usb, discos externos, virtuales. En definitiva que hay que seleccionar bien, para que sean todos los que están y en el momento en el que los necesitemos. La verdad es que me cuesta mucho, soy de las que ve un articulo interesante lo leo y lo guardo, así tengo miles de archivos ni te digo impresos, a los que ya les estoy dando “pasaje” porque ahorita me tiran de mi casa.

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